Stratégies de mise en œuvre ERP efficaces

Lorsque votre organisation décide de remanier sa plateforme de planification des ressources de l'entreprise (ERP), vous avez déjà franchi la première étape importante vers un changement opérationnel significatif. Mais au cours de ce processus, deux décisions cruciales vous attendent :

• Quel système ERP est le mieux adapté aux besoins de votre entreprise ?
• Quel consultant en implémentation d'ERP ou fournisseur de services vous apportera le meilleur résultat ?

Ces décisions sont cruciales, car vos critères de sélection de logiciel ERP ne doivent pas uniquement porter sur le coût, mais plutôt sur la création de valeur grâce à l'efficacité opérationnelle et à l'alignement sur vos objectifs commerciaux à long terme.

Évaluation des options de plate-forme : logiciel ERP open source ou logiciel propriétaire

L'évaluation des plateformes ERP commence par un cadre : quel niveau de modularité ou de flexibilité convient le mieux à votre organisation ? Malheureusement, il n’existe pas de « meilleure » option mais plutôt une série de compromis basés sur la valeur que votre équipe devra prendre en compte. Le choix d'une solution open source ou propriétaire est vraiment une question de modèle commercial, de flexibilité souhaitée, d'expertise technologique, de tolérance au risque et de l'importance que votre équipe accorde à la modernisation des systèmes comme moyen de croissance et de rentabilité.

Solutions ERP propriétaires 

Les entreprises qui ont un modèle opérationnel relativement standardisé ou qui ont des besoins spécifiques à un secteur assez commun se tournent souvent vers des solutions propriétaires. Ces systèmes sont souvent considérés comme coûteux mais assez clés en main et sont accompagnés d'un support robuste d'un fournisseur de logiciels, de fonctionnalités prédéfinies adaptées à des secteurs spécifiques et d'une mise en œuvre plus simple. Cependant, ils s’accompagnent souvent de sérieuses limitations en termes de flexibilité, de risques accrus en raison de la dépendance vis-à-vis du fournisseur et de coûts initiaux plus élevés. Ces solutions sont souvent idéales pour les entreprises qui disposent de modèles opérationnels simples et standardisés et qui sont disposées à adapter leurs processus pour s'adapter à une architecture logicielle propriétaire.

Voici quelques exemples courants de logiciels ERP propriétaires : Acumatica, Epicor, IFS, Infor, JD Edwards EnterpriseOne, Microsoft Dynamics, Oracle/Netsuite, SAP S/4HANA.

Solutions ERP Open Source 

D'un autre côté, les systèmes open source offrent la flexibilité nécessaire pour développer des solutions autour des processus existants, de solides opportunités de personnalisation et une propriété substantielle de vos investissements technologiques, ce qui les rend idéaux pour les entreprises ayant des processus uniques ou des exigences de niche. Le compromis est que pour atteindre le niveau souhaité de développement personnalisé, il faudra peut-être davantage de ressources de développement internes ou un partenariat plus étroit avec un consultant en implémentation. Ces exigences sont nécessaires pour adapter l’architecture open source au modèle opérationnel existant d’une entreprise.

Voici quelques exemples courants de logiciels ERP open source : Dolibarr, Odoo ERP, Tryton, xTuple

Que vous choisissiez une solution open source ou propriétaire n'est qu'une partie du puzzle : votre équipe devra également décider de la manière dont vous envisagez d'aligner vos processus métier et votre solution technologique. Ce choix doit être éclairé par une compréhension claire de la cartographie de vos processus métier, de vos objectifs opérationnels et des défis spécifiques à votre secteur auxquels vous êtes confronté. Votre décision doit également dépendre de la question de savoir si vous disposez des ressources techniques requises dans vos équipes existantes pour le processus de mise en œuvre et la maintenance technologique, ou si un partenaire technologique est un meilleur choix que de créer en interne une expertise spécifique au logiciel pour une mise en œuvre autonome. 

Approche d’auto-mise en œuvre

Une approche d’auto-mise en œuvre est une option pour les entreprises qui disposent de budgets plus faibles ou d’un degré élevé de maturité technique (en répercutant ces coûts dans les frais généraux). Lorsque vous décidez de déployer un système ERP en utilisant des ressources internes, il est important de prendre en compte la complexité du nouveau système à créer pour vos opérations. Si votre équipe dispose de ressources techniques suffisantes, cela ne posera peut-être pas de problème. Toutefois, si vous ne disposez pas d’une équipe expérimentée dans la méthodologie de mise en œuvre d’ERP et dans le logiciel sélectionné, une mise en œuvre indépendante peut entraîner un risque considérable pour votre efficacité opérationnelle, la sécurité de vos données et votre investissement technologique. Peser cette décision par rapport à vos capacités internes et à votre tolérance au risque peut vous aider à économiser du temps et de l’argent, mais n’est pas recommandé sans un degré élevé d’expertise logicielle. 

Partenariat avec un expert ERP

Si votre organisation ne dispose pas d’une grande équipe technique interne, de capacités de développement avancées ou de connaissances des systèmes ERP, alors travailler avec un partenaire conseil ERP pourrait être le meilleur choix. En cours de choisir le bon partenaire ERP, vous voulez vous assurer de vous impliquer avec des collaborateurs transparents qui comprennent les besoins de votre entreprise, possèdent les capacités techniques nécessaires pour effectuer le travail (sans le sous-traiter à un tiers) et possèdent à la fois une connaissance du logiciel spécifique ainsi que de votre industrie. Cela inclut les connaissances requises pour déterminer quand un processus métier doit être adapté aux fonctionnalités standard plutôt que de savoir où des personnalisations sont nécessaires pour atteindre un objectif (ou fournir une valeur significative pour justifier le coût de développement et de maintenance (dette technique). Votre système ERP doit résoudre le problème. problèmes au sein de vos opérations, et non en créer de nouveaux. 

Comprendre votre secteur d’activité est un autre indicateur clair pour savoir si une entreprise de mise en œuvre est ou non la bonne personne pour répondre à vos besoins. Découvrez les clients précédents avec lesquels ils ont travaillé et les résultats qu’ils ont obtenus avec ces projets. N'hésitez pas à poser des questions spécifiques pour vous aider à déterminer s'ils peuvent ou non réussir la mise en œuvre du système, y compris les caractéristiques et fonctionnalités dont vos processus ont besoin pour rester efficaces. 

Avant de finaliser votre décision, passons en revue ce qu’implique un projet typique de mise en œuvre d’un ERP et les étapes que vous devez suivre pour obtenir un résultat positif. 

Peu importe si vous décidez de vous associer à une entreprise de mise en œuvre d'ERP ou de prendre les choses en main avec votre équipe technique interne, vous devrez décrire les étapes impliquées dans ce projet du début à la fin. Cela garantit que vous établissez des attentes, des jalons et des objectifs clairs tout au long du processus. 

Portée et objectifs du projet

Décrivez clairement ce que la mise en œuvre de l'ERP couvrira, y compris les rapports spécifiques, les processus et les départements impliqués. Établissez des objectifs clairs et mesurables pour la mise en œuvre de l'ERP, tels que l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts ou l'amélioration des capacités de reporting. Quels résultats commerciaux souhaités cet investissement technologique soutient-il ou résout-il ?

Identification et engagement des parties prenantes

Répertoriez toutes les parties prenantes impliquées dans le projet, y compris les dirigeants, les chefs de service et les utilisateurs finaux qui effectueront les tests et fourniront des commentaires. Chaque partie prenante doit comprendre son rôle et ses responsabilités. Alors, délaborer une stratégie de communication pour tenir les parties prenantes informées et engagées tout au long du projet. Cela comprend des mises à jour régulières, des réunions et des séances de feedback.

Équipe de projet et rôles

Formez une équipe de projet composée de représentants de divers départements, notamment l'informatique, les finances, les opérations et les ressources humaines. Un chef de projet ERP doit être désigné pour superviser la mise en œuvre. Décrivez clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe pour garantir la responsabilité et un flux de travail efficace.

Chronologie et jalons

Créez un calendrier détaillé qui décrit les phases clés de la mise en œuvre, telles que la planification, la configuration, les tests et la mise en service. Incluez les dates de début et de fin pour chaque phase. Identifiez les étapes et les délais critiques tout au long du projet, car cela permet de suivre les progrès et l'achèvement dans les délais des tâches clés.

Budget et allocation des ressources

Élaborez un budget complet qui comprend les coûts des logiciels, du matériel, des services de conseil (le cas échéant), de la formation des utilisateurs et toute autre dépense connexe. Confirmez que des ressources suffisantes (humaines et financières) sont allouées au projet. Cela inclut l’affectation des membres de l’équipe à des tâches spécifiques et la sécurisation des outils et technologies nécessaires. La majorité des projets connaissent des déficits budgétaires. La planification des imprévus peut donc faire gagner à votre équipe le temps et la frustration liés au sacrifice des composants prévus en raison d'un mauvais alignement du budget.

Plan de gestion des risques

Énumérez les risques et les défis potentiels qui pourraient avoir un impact sur le projet, tels que les problèmes techniques, l'intégration technologique avec d'autres systèmes, la résistance au changement de la part des utilisateurs finaux ou les dépassements de budget. Créez des stratégies pour atténuer les scénarios potentiels de « et si ». Cela devrait inclure une planification d'urgence pour les défis inattendus, la catégorisation des composants critiques par rapport aux composants facultatifs, le déploiement de processus d'approbation de gestion des changements appropriés, des évaluations régulières des risques, ainsi qu'une documentation et une communication appropriées sur l'avancement du projet en cours de route.

Stratégie de gestion du changement

Développer une approche de gestion du changement organisationnel, notamment en répondant aux préoccupations des employés, en gérant les délais d'approbation et en favorisant l'adoption (et l'efficacité) du nouveau système par les utilisateurs finaux. Décrivez un plan de formation des utilisateurs sur le logiciel ERP sélectionné, y compris des sessions de formation, des ateliers et des ressources d'assistance continue pour des choses telles que des corrections de bogues ou des problèmes système critiques..

Migration et intégration des données

Bâtiment une stratégie de migration des données des systèmes existants et d'intégration de logiciels qui seront utilisés parallèlement le nouveau système ERP est une étape essentielle pour assurer une transition en douceur et minimiser les risques du projet. Cela comprendra le mappage, le nettoyage et la validation des données. Sans cartographie appropriée du flux de données, sans tests ponctuels et sans gestion de la précision de la base de données, votre équipe pourrait subir une cascade de perturbations du flux de travail et une régression coûteuse sur le calendrier de votre projet.

Tests et assurance qualité

Créer un plan pour tester le système ERP, y compris les tests unitaires, les tests système et les tests d'acceptation utilisateur (UAT). Cette approche approfondie aidera à résoudre les problèmes identifiables problèmes avant la mise en service du système et confirmer qu'il répond aux exigences des utilisateurs, ainsi que fournir une formation et des informations précieuses à mesure que le système devient opérationnel dans un environnement de production.

Assistance au démarrage et après la mise en œuvre

Avoir une stratégie de mise en service est crucial et comprend généralement un calendrier détaillé pour la transition, les activités de basculement et tout temps d'arrêt nécessaire. Décrivez les plans de support post-implémentation, y compris le dépannage, la formation supplémentaire et la maintenance continue.

Évaluation et amélioration continue

Après la mise en service, évaluez le succès de la mise en œuvre de l'ERP par rapport aux objectifs et buts initiaux. Recueillez les commentaires des utilisateurs et des parties prenantes. Attendez-vous à mener une évaluation continue et une amélioration continue du système ERP pour résoudre tout problème et s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise. Cela aidera votre organisation à tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de votre ERP et à soutenir l’efficacité opérationnelle à long terme.

Chez Open Source Integrators, nos services de mise en œuvre d'ERP sont conçus pour vous guider à chaque étape du processus, de l'analyse initiale au support post-lancement. Que vous optiez pour des logiciels open source ou propriétaires, notre objectif est de garantir que votre système répond à vos besoins et permette à votre équipe de travailler plus intelligemment, et non plus dur.

Étape 1 : Analyse commerciale complète

Nous commençons par effectuer une analyse approfondie de vos systèmes et processus commerciaux existants. Notre équipe travaille en étroite collaboration avec vous dans un atelier de collecte des exigences pour identifier vos objectifs, établir des critères de réussite et développer un prototype de système adapté à vos besoins uniques.

Une façon d'aborder ce problème consiste à réaliser une étude d'optimisation des affaires. Cela implique une modélisation détaillée des données pour découvrir des informations exploitables, contribuant ainsi à révéler le potentiel futur et les opportunités d'amélioration de vos opérations commerciales.

Étape 2 : Optimisation du processus

Ensuite, nous nous concentrons sur l’identification des opportunités d’optimisation pour vos domaines d’activité les plus critiques, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, de la planification du personnel ou de la gestion des matériaux. Cette étape est cruciale, car elle joue un rôle déterminant dans la création d’automatisations qui rationalisent vos processus actuels.

Étape 3 : Développement d’un système informatique personnalisé

Nous concevons et mettons ensuite en œuvre une solution personnalisée. Notre approche est agile, permettant un développement itératif et un délai d’exécution rapide. Cela permet de réduire les temps d'arrêt et les interruptions de vos opérations et de faire en sorte que tout fonctionne le plus rapidement possible.

Étape 4 : Aide à la transition

Le déploiement de votre nouveau système ERP n'est que le début. OSI fournit une assistance continue pour garantir que votre équipe est entièrement équipée pour utiliser efficacement le nouveau système. Notre objectif est de vous aider à atteindre une efficacité maximale en vous offrant les ressources dont vous avez besoin pour réussir après la mise en œuvre. L’adoption fluide par les utilisateurs est la clé du succès d’un système ERP.