Cuando su organización decide renovar su plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), ya ha dado el primer paso importante hacia un cambio empresarial significativo. Pero mientras navega por este proceso, le esperan dos decisiones críticas:
- ¿Qué sistema ERP se adapta mejor a las necesidades de su negocio?
- ¿Qué consultor o proveedor de servicios de implementación de ERP le brindará el mejor resultado?
Estas decisiones son cruciales, ya que sus criterios de selección de software ERP no deben centrarse solo en el costo, sino más bien en ofrecer valor a través de la eficiencia operativa y alinearse con sus objetivos comerciales a largo plazo.
Según un informe de zipdo, el 47% de las organizaciones dice que su sistema ERP actual no cumple con sus expectativas.
Para evitar formar parte de esta estadística, su equipo puede comenzar haciendo las preguntas correctas.
- ¿Cuál es la diferencia entre las soluciones ERP disponibles para mi industria?
- ¿Tengo la experiencia interna (y la disponibilidad) para implementar o modernizar mis sistemas, o debería trabajar con un socio tecnológico para acelerar este proceso?
- ¿Cuáles son algunos de los errores más comunes de la implementación de ERP que debemos tener en cuenta para minimizar el riesgo?
Continúe leyendo para descubrir cómo puede convertir su implementación de ERP en un proyecto de transformación digital exitoso.
Evaluación de opciones de plataforma: software ERP de código abierto frente a propietario
La evaluación de las plataformas ERP comienza con un marco: ¿qué nivel de modularidad versus flexibilidad es el adecuado para su organización? Desafortunadamente, no existe una “mejor” opción, sino más bien una serie de compensaciones basadas en valores que su equipo deberá considerar. Seleccionar una solución de código abierto o patentada es realmente una cuestión de modelo de negocio, flexibilidad deseada, experiencia tecnológica, tolerancia al riesgo y la cantidad de énfasis que su equipo pone en la modernización de los sistemas como medio de crecimiento y rentabilidad.
Soluciones ERP patentadas
Las empresas que tienen un modelo operativo relativamente estandarizado o tienen necesidades específicas de la industria bastante comunes a menudo gravitan hacia soluciones patentadas. Estos sistemas a menudo se consideran costosos pero bastante listos para usar y vienen con un sólido soporte de proveedores de software, funciones prediseñadas diseñadas para industrias específicas y una implementación más sencilla. Sin embargo, a menudo conllevan serias limitaciones en cuanto a flexibilidad, mayores riesgos debido a la dependencia del proveedor y mayores costos iniciales. Estas soluciones suelen ser ideales para empresas que tienen modelos operativos simples y estandarizados en la industria y que están dispuestas a adaptar los procesos para que se ajusten a la arquitectura de software patentada.
Algunos ejemplos comunes de software ERP propietario incluyen: Acumatica, Epicor, IFS, Infor, JD Edwards EnterpriseOne, Microsoft Dynamics, Oracle/Netsuite, SAP S/4HANA
Soluciones ERP de código abierto
Por otro lado, los sistemas de código abierto ofrecen la flexibilidad de desarrollar soluciones en torno a procesos existentes, sólidas oportunidades de personalización y propiedad sustancial sobre sus inversiones en tecnología, lo que los hace ideales para empresas con procesos únicos o requisitos de nicho. La desventaja es que lograr el nivel deseado de desarrollo personalizado puede requerir más recursos de desarrollo internos o una asociación más estrecha con un consultor de implementación. Estos requisitos son necesarios para adaptar la arquitectura de código abierto al modelo operativo existente de una empresa.
Algunos ejemplos comunes de software ERP de código abierto incluyen: Dolibarr, Odoo ERP, Tryton, xTuple
Seleccionar la estrategia de implementación de ERP adecuada
Elegir una solución de código abierto o propietaria es solo una parte del rompecabezas: su equipo también deberá decidir cómo planea alinear sus procesos comerciales y su solución tecnológica. Esta elección debe basarse en una comprensión clara del mapeo de sus procesos comerciales, los objetivos operativos y los desafíos específicos de la industria que enfrenta. Su decisión también debe basarse en si tiene los recursos técnicos necesarios en sus equipos existentes para el proceso de implementación y el mantenimiento de la tecnología, o si un socio tecnológico es una mejor opción que crear internamente experiencia específica de software para una autoimplementación.
Enfoque de autoimplementación
Un enfoque de autoimplementación es una opción para las empresas que tienen presupuestos más bajos o un alto grado de madurez técnica (pasando esos costos a gastos generales). Al decidir implementar un sistema ERP utilizando recursos internos, es importante considerar cuán complejo será construir el nuevo sistema para sus operaciones. Si su equipo está equipado con suficientes recursos técnicos, esto puede no ser un problema. Sin embargo, si no cuenta con un equipo con experiencia en la metodología de implementación de ERP y el software seleccionado, una autoimplementación puede generar un riesgo considerable para su eficiencia operativa, seguridad de datos e inversión en tecnología. Sopesar esta decisión con sus capacidades internas y su tolerancia al riesgo puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero, pero no se recomienda sin un alto grado de experiencia en software.
Asociación con un experto en ERP
Si su organización no cuenta con un gran equipo técnico interno, capacidades de desarrollo avanzadas o conocimiento de sistemas ERP, entonces trabajar con un socio consultor de ERP podría ser la mejor opción. En vías de elegir el socio ERP adecuado, desea asegurarse de involucrarse con colaboradores transparentes que comprendan las necesidades de su negocio, tengan las capacidades técnicas para hacer el trabajo (no subcontratarlo a un tercero) y tengan conocimiento tanto del software específico como de su industria. Esto incluye el conocimiento necesario para determinar cuándo un proceso de negocio debe adaptarse a características estándar versus saber dónde se necesitan personalizaciones para lograr un objetivo (o proporcionar un valor significativo para justificar el costo de desarrollo y mantenimiento (deuda técnica). Su sistema ERP debe resolver el problema, no crear otros nuevos.
Comprender su industria es otro indicador claro de si una empresa de implementación es la adecuada para sus necesidades. Explore los clientes anteriores con los que trabajaron y los resultados que lograron con esos proyectos. No dude en hacer preguntas específicas para ayudar a determinar si pueden lograr una implementación exitosa del sistema, incluidas las características y funcionalidades que sus procesos necesitan para seguir siendo eficientes.
Antes de tomar una decisión final, repasemos lo que implica un proyecto típico de implementación de ERP y los pasos que debe seguir para obtener un resultado positivo.
Los pasos para una estrategia de implementación ERP exitosa
Elegir una solución de código abierto o propietaria es solo una parte del rompecabezas: su equipo también deberá decidir cómo planea alinear sus procesos comerciales y su solución tecnológica. Esta elección debe basarse en una comprensión clara del mapeo de sus procesos comerciales, los objetivos operativos y los desafíos específicos de la industria que enfrenta. Su decisión también debe basarse en si tiene los recursos técnicos necesarios en sus equipos existentes para el proceso de implementación y el mantenimiento de la tecnología, o si un socio tecnológico es una mejor opción que crear internamente experiencia específica de software para una autoimplementación.
Enfoque de autoimplementación
Un enfoque de autoimplementación es una opción para las empresas que tienen presupuestos más bajos o un alto grado de madurez técnica (pasando esos costos a gastos generales). Al decidir implementar un sistema ERP utilizando recursos internos, es importante considerar cuán complejo será construir el nuevo sistema para sus operaciones. Si su equipo está equipado con suficientes recursos técnicos, esto puede no ser un problema. Sin embargo, si no cuenta con un equipo con experiencia en la metodología de implementación de ERP y el software seleccionado, una autoimplementación puede generar un riesgo considerable para su eficiencia operativa, seguridad de datos e inversión en tecnología. Sopesar esta decisión con sus capacidades internas y su tolerancia al riesgo puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero, pero no se recomienda sin un alto grado de experiencia en software.
Asociación con un experto en ERP
Si su organización no cuenta con un gran equipo técnico interno, capacidades de desarrollo avanzadas o conocimiento de sistemas ERP, entonces trabajar con un socio consultor de ERP podría ser la mejor opción. En vías de elegir el socio ERP adecuado, desea asegurarse de involucrarse con colaboradores transparentes que comprendan las necesidades de su negocio, tengan las capacidades técnicas para hacer el trabajo (no subcontratarlo a un tercero) y tengan conocimiento tanto del software específico como de su industria. Esto incluye el conocimiento necesario para determinar cuándo un proceso de negocio debe adaptarse a características estándar versus saber dónde se necesitan personalizaciones para lograr un objetivo (o proporcionar un valor significativo para justificar el costo de desarrollo y mantenimiento (deuda técnica). Su sistema ERP debe resolver el problema. problemas dentro de sus operaciones, no crear otros nuevos.
Comprender su industria es otro indicador claro de si una empresa de implementación es la adecuada para sus necesidades. Explore los clientes anteriores con los que trabajaron y los resultados que lograron con esos proyectos. No dude en hacer preguntas específicas para ayudar a determinar si pueden lograr una implementación exitosa del sistema, incluidas las características y funcionalidades que sus procesos necesitan para seguir siendo eficientes.
Antes de tomar una decisión final, repasemos lo que implica un proyecto típico de implementación de ERP y los pasos que debe seguir para obtener un resultado positivo.
Los pasos para una estrategia de implementación ERP exitosa
No importa si decide asociarse con una empresa de implementación de ERP o tomar el asunto en sus propias manos con su equipo técnico interno, deberá delinear los pasos involucrados en este proyecto de principio a fin. Esto garantiza que establezca expectativas, hitos y objetivos claros a lo largo del camino.
Alcance y objetivos del proyecto
Describa claramente lo que cubrirá la implementación de ERP, incluidos informes, procesos y departamentos involucrados específicos. Establezca objetivos claros y mensurables para la implementación de ERP, como mejorar la eficiencia operativa, reducir costos o mejorar las capacidades de generación de informes. ¿Qué resultados comerciales deseados respalda o resuelve esta inversión en tecnología?
Identificación y participación de las partes interesadas
Enumere todas las partes interesadas involucradas en el proyecto, incluidos ejecutivos, jefes de departamento y usuarios finales que realizarán pruebas y brindarán comentarios. Cada parte interesada debe comprender su papel y responsabilidades. Entonces, se debe desarrollar una estrategia de comunicación para mantener a las partes interesadas informadas y comprometidas durante todo el proyecto. Esto incluye actualizaciones periódicas, reuniones y sesiones de retroalimentación.
Equipo de proyecto y funciones
Forme un equipo de proyecto con representantes de varios departamentos, incluidos TI, finanzas, operaciones y recursos humanos. Se debe designar un director de proyecto ERP para supervisar la implementación. Describe claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo para garantizar la responsabilidad y el flujo de trabajo eficiente.
Cronograma e hitos
Cree un cronograma detallado que describa las fases clave de la implementación, como la planificación, la configuración, las pruebas y la puesta en marcha. Incluya las fechas de inicio y finalización de cada fase. Identifique hitos y plazos críticos a lo largo del proyecto, ya que ayuda a realizar un seguimiento del progreso y la finalización oportuna de las tareas clave.
Presupuesto y asignación de recursos
Desarrollar un presupuesto integral que incluya costos de software, hardware, servicios de consultoría (si corresponde), capacitación de usuarios y cualquier otro gasto relacionado. Confirmar que se asignan recursos suficientes (tanto humanos como financieros) al proyecto. Esto incluye asignar miembros del equipo a tareas específicas y asegurar las herramientas y tecnologías necesarias. La mayoría de los proyectos experimentan déficits presupuestarios, por lo que la planificación para contingencias puede ahorrarle a su equipo el tiempo y la frustración de sacrificar componentes planificados debido a una desalineación presupuestaria.
Plan de Gestión de Riesgos
Enumere los riesgos y desafíos potenciales que podrían afectar el proyecto, como problemas técnicos, integración tecnológica con otros sistemas, resistencia al cambio por parte de los usuarios finales o excesos presupuestarios. Cree estrategias para mitigar los posibles escenarios hipotéticos. Esto debe incluir planificación de contingencia para desafíos inesperados, categorizar componentes críticos versus opcionales, implementar procesos adecuados de aprobación de gestión de cambios, evaluaciones de riesgos periódicas y documentación y comunicación adecuadas del progreso del proyecto a lo largo del camino.
Estrategia de gestión del cambio
Desarrollar un enfoque para gestionar el cambio organizacional, que incluya abordar las inquietudes de los empleados, gestionar los plazos de aprobación y promover la adopción (y la eficiencia) del nuevo sistema por parte del usuario final. Delinear un plan para capacitar a los usuarios sobre el software ERP que se seleccionó, incluidas sesiones de capacitación, talleres y recursos de soporte continuo para cosas como corrección de errores o problemas críticos del sistema.
Migración e integración de datos
Edificio una estrategia para migrar datos de sistemas existentes e integrar software que se utilizará junto con el nuevo sistema ERP es un paso fundamental para tener una transición fluida y minimizar el riesgo del proyecto. Esto incluirá mapeo, limpieza y validación de datos. Sin mapear adecuadamente el flujo de datos, realizar pruebas puntuales y administrar la precisión de la base de datos, su equipo podría experimentar una cascada de interrupciones en el flujo de trabajo y una costosa regresión en el cronograma de su proyecto.
Pruebas y garantía de calidad
Crear un plan para probar el sistema ERP, incluidas pruebas unitarias, pruebas del sistema y pruebas de aceptación del usuario (UAT). Este enfoque exhaustivo ayudará a resolver problemas identificables, problemas antes de que el sistema entre en funcionamiento y confirmar que cumple con los requisitos del usuario, además de brindar capacitación e información valiosa a medida que el sistema se vuelve operativo en un entorno de producción.
Soporte de puesta en marcha y posterior a la implementación
Tener una estrategia de puesta en marcha es crucial y normalmente incluye un cronograma detallado para la transición, las actividades de transición y cualquier tiempo de inactividad necesario. Describa los planes para el soporte posterior a la implementación, incluida la resolución de problemas, la capacitación adicional y el mantenimiento continuo.
Evaluación y Mejora Continua
Después de la puesta en marcha, evalúe el éxito de la implementación del ERP en comparación con los objetivos y metas iniciales. Recopilar comentarios de usuarios y partes interesadas. Espere realizar una evaluación continua y una mejora continua del sistema ERP para abordar cualquier problema y adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes. Esto ayudará a su organización a obtener el máximo valor de su implementación de ERP y respaldará la eficiencia operativa a largo plazo.
Ahora que hemos desglosado el proceso de implementación, definido áreas clave a considerar y delineado algunas mejores prácticas, nos gustaría responder otra pregunta: ¿qué hace que OSI sea diferente?
Acerca de la estrategia de implementación de ERP comprobada de OSI
En OpenSource Integrators, nuestros servicios de implementación de ERP están diseñados para guiarlo en cada etapa del proceso, desde el análisis inicial hasta el soporte posterior al lanzamiento. Ya sea que se esté inclinando por el software de código abierto o propietario, nuestro objetivo es garantizar que su sistema se ajuste a sus necesidades y permita a su equipo trabajar de manera más inteligente, no más intensa.
Paso 1: Análisis empresarial integral
Comenzamos realizando un análisis exhaustivo de sus sistemas y procesos comerciales existentes. Nuestro equipo trabaja estrechamente con usted en un taller de recopilación de requisitos para identificar sus objetivos, establecer criterios para el éxito y desarrollar un prototipo de sistema adaptado a sus necesidades únicas.
Una forma de abordar esto es a través de una Estudio de optimización empresarial. Esto implica un modelado de datos detallado para descubrir conocimientos prácticos, lo que ayuda a revelar el potencial futuro y las oportunidades para mejorar sus operaciones comerciales.
Paso 2: Optimización del proceso
A continuación, nos centramos en identificar oportunidades de optimización para sus áreas comerciales más críticas, ya sea gestión de inventario, programación de personal o gestión de materiales. Este paso es crucial, ya que es fundamental para crear automatizaciones que agilicen sus procesos actuales.
Paso 3: Desarrollo de un sistema de TI personalizado
Luego diseñamos e implementamos una solución personalizada. Nuestro enfoque es ágil, lo que permite un desarrollo iterativo y una respuesta rápida. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad y las interrupciones en sus operaciones y hace que todo funcione lo más rápido posible.
Paso 4: Asistencia de transición
La implementación de su nuevo sistema ERP es sólo el comienzo. OSI brinda soporte continuo para garantizar que su equipo esté completamente equipado para utilizar el nuevo sistema de manera efectiva. Nuestro objetivo es ayudarlo a lograr la máxima eficiencia ofreciéndole los recursos que necesita para tener éxito después de la implementación. La adopción fluida por parte de los usuarios es clave para que un sistema ERP tenga éxito.
