Quando sua organização decide reformular sua plataforma de planejamento de recursos empresariais (ERP), você já deu o primeiro passo em direção a uma mudança significativa nos negócios. Mas à medida que você navega nesse processo, duas decisões críticas o aguardam:
- Qual sistema ERP será o mais adequado às necessidades do seu negócio?
- Qual prestador de serviços de implementação de ERP lhe trará o melhor resultado?
Essas decisões são cruciais, pois seus critérios de seleção de software ERP não devem ser apenas uma questão de custo, mas sim de agregar valor por meio da eficiência operacional e do alinhamento com seus objetivos de negócios de longo prazo.
De acordo com um relatório da Zipdo, 47% das organizações afirmam que o seu sistema ERP atual não está atendendo às suas expectativas.
Para evitar fazer parte dessa estatística, sua equipe pode começar fazendo as perguntas certas.
- Qual é a diferença entre as soluções ERP disponíveis para o meu setor?
- Tenho experiência (e disponibilidade) interna para implementar ou modernizar meus sistemas ou devo trabalhar com um parceiro tecnológico para acelerar esse processo?
- Quais são algumas das armadilhas mais comuns na implementação de ERP que devemos estar cientes para minimizar os riscos?
Continue lendo para descobrir como você pode transformar sua implementação de ERP em um projeto de transformação digital de sucesso.
Avaliando opções para a plataforma: software ERP de código aberto versus software proprietário
A avaliação de plataformas ERP começa com uma base de trabalho – qual nível de modularidade versus flexibilidade é adequado para sua organização? Infelizmente, não existe uma “melhor” opção, mas sim uma série de compromissos de valor que sua equipe precisará considerar. A seleção de uma solução de código aberto ou proprietária é, na verdade, uma questão de modelo de negócio, flexibilidade desejada, conhecimento tecnológico, tolerância ao risco e ênfase que sua equipe coloca na modernização de sistemas como meio de crescimento e lucratividade.
Soluções ERP Proprietárias
As empresas que têm um modelo operacional relativamente padronizado ou que têm necessidades específicas do setor bastante comuns geralmente gravitam em torno de soluções proprietárias. Esses sistemas são frequentemente considerados caros, mas bastante prontos para uso, e vêm com um robusto suporte do fornecedor de software, recursos pré-construídos e adaptados a setores específicos e uma implementação mais direta. No entanto, muitas vezes apresentam sérias limitações de flexibilidade, riscos aumentados devido à dependência do fornecedor e custos iniciais mais elevados. Essas soluções costumam ser ideais para empresas que possuem modelos operacionais simples e padronizados pelo setor e que desejam adaptar processos para se adequarem à arquitetura de software proprietário.
Alguns exemplos comuns de software ERP proprietário incluem: Acumatica, Epicor, IFS, Infor, JD Edwards EnterpriseOne, Microsoft Dynamics, Oracle/Netsuite, SAP S/4HANA
Soluções ERP de Código Aberto
Por outro lado, os sistemas de código aberto oferecem flexibilidade para desenvolver soluções em torno de processos existentes, oportunidades robustas de personalização e propriedade substancial sobre seus investimentos em tecnologia, tornando-os ideais para empresas com processos exclusivos ou requisitos de nicho. A desvantagem é que atingir o nível desejado de desenvolvimento personalizado pode exigir mais recursos internos do desenvolvedor ou uma parceria mais estreita com um consultor de implementação. Esses requisitos são necessários para adaptar a arquitetura de código aberto ao modelo operacional existente de uma empresa.
Alguns exemplos comuns de software ERP de código aberto incluem: Dolibarr, Odoo ERP, Tryton, xTuple
Selecionando a Estratégia Certa de Implementação de ERP
Escolhe uma solução de código aberto ou proprietária é apenas uma parte do quebra-cabeça – sua equipe também precisará decidir como você planeja alinhar seus processos de negócios e sua solução tecnológica. Essa escolha deve ser informada por uma compreensão clara do mapeamento de processos de negócios, das metas operacionais e dos desafios específicos do setor que você enfrenta. Sua decisão também deve se basear no fato de você ter os recursos técnicos necessários em suas equipes existentes para o processo de implementação e manutenção de tecnologia, ou se um parceiro de tecnologia é uma escolha melhor do que criar internamente conhecimento específico de software para uma autoimplementação.
Abordagem de Autoimplementação
Uma abordagem de autoimplementação é uma opção para empresas que possuem orçamentos mais baixos ou um alto grau de maturidade técnica (repassando esses custos para despesas gerais). Ao decidir implantar um sistema ERP usando recursos internos, é importante considerar o quão complexo será a construção do novo sistema para suas operações. Se a sua equipe estiver equipada com recursos técnicos suficientes, isso pode não ser um problema. Se, no entanto, você não tiver uma equipe com experiência na metodologia de implementação de ERP e no software selecionado, uma autoimplementação pode resultar em riscos consideráveis para sua eficiência operacional, segurança de dados e investimento em tecnologia. Pesar essa decisão em relação às suas capacidades internas e à tolerância ao risco pode ajudar você a economizar tempo e dinheiro, mas não é recomendado sem um alto grau de conhecimento em software.
Parceria com um Especialista em ERP
Se a sua organização não possui uma grande equipe técnica interna, recursos avançados de desenvolvimento ou conhecimento de sistemas ERP, trabalhar com um parceiro de consultoria de ERP pode ser a melhor escolha. No processo de escolhendo o parceiro ERP certo, você deseja ter certeza de que está se envolvendo com colaboradores transparentes que entendem as necessidades do seu negócio, têm os recursos técnicos para fazer o trabalho (não subcontratando a terceiros) e têm conhecimento do software específico, bem como do seu indústria. Isso inclui o conhecimento necessário para determinar quando um processo de negócios deve ser adaptado aos recursos padrão versus saber onde as personalizações são necessárias para atingir uma meta (ou fornecer valor significativo para justificar o custo de desenvolvimento e manutenção (dívida técnica). Seu sistema ERP deve resolver os problemas em suas operações, não criar novos.
Compreender o seu setor é outro indicador claro de se uma empresa de implementação é ou não adequada às suas necessidades. Explore os clientes anteriores com quem trabalharam e quais resultados alcançaram com esses projetos. Não hesite em fazer perguntas específicas para ajudar a determinar se eles podem ou não alcançar uma implementação de sistema bem-sucedida, incluindo os recursos e funcionalidades de que seus processos precisam para permanecerem eficientes.
Antes de finalizar sua decisão, vamos examinar o que envolve um projeto típico de implementação de ERP e quais etapas você precisa seguir para obter um resultado positivo.
Os Passos para uma Estratégia de Implementação de ERP Bem-sucedida
Não importa se você decide fazer parceria com uma empresa de implementação de ERP ou resolver o problema por conta própria com sua equipe técnica interna, você precisará delinear as etapas envolvidas neste projeto do início ao fim. Isso garante que você estabeleça expectativas, marcos e objetivos claros ao longo do caminho.
Amplitude e Objetivos do Projeto
Descreva claramente o que a implementação do ERP cobrirá, incluindo relatórios, processos e departamentos específicos envolvidos. Estabeleça objetivos claros e mensuráveis para a implementação do ERP, como melhorar a eficiência operacional, reduzir custos ou melhorar as capacidades de relatórios. Quais resultados de negócios desejados esse investimento em tecnologia apoia ou resolve?
Identificação e Envolvimento das Partes Interessadas
Liste todas as partes interessadas envolvidas no projeto, incluindo executivos, chefes de departamento e usuários finais que realizarão testes e fornecerão feedback. Cada parte interessada deve compreender o seu papel e responsabilidades. Então, desenvolver uma estratégia de comunicação para manter as partes interessadas informadas e envolvidas durante todo o projeto. Isso inclui atualizações regulares, reuniões e sessões de feedback.
Equipe e Funções do Projeto
Forme uma equipe de projeto com representantes de vários departamentos, incluindo TI, finanças, operações e RH. Um gerente de projeto de ERP deve ser designado para supervisionar a implementação. Descreva claramente as funções e responsabilidades de cada membro da equipe para garantir responsabilidade e fluxo de trabalho eficiente.
Linha do Tempo e Marcos
Crie um cronograma detalhado que descreva as principais fases da implementação, como planejamento, configuração, teste e entrada em operação. Inclua as datas de início e término de cada fase. Identifique marcos e prazos críticos ao longo do projeto, pois isso ajuda a acompanhar o progresso e a conclusão oportuna das principais tarefas.
Orçamento e alocação de recursos
Desenvolva um orçamento abrangente que inclua custos de software, hardware, serviços de consultoria (se aplicável), treinamento de usuários e quaisquer outras despesas relacionadas. Confirme se recursos suficientes (humanos e financeiros) são alocados para o projeto. Isso inclui designar membros da equipe para tarefas específicas e garantir as ferramentas e tecnologias necessárias. A maioria dos projetos apresenta déficits orçamentários, portanto, planejar contingências pode poupar à sua equipe o tempo e a frustração de sacrificar componentes planejados devido ao desalinhamento orçamentário.
Plano de Gestão de Risco
Liste os riscos e desafios potenciais que podem impactar o projeto, como problemas técnicos, integração tecnológica com outros sistemas, resistência à mudança por parte dos usuários finais ou excessos orçamentários. Crie estratégias para mitigar os possíveis cenários “e se”. Isto deve incluir planeamento de contingência para desafios inesperados, categorização de componentes críticos versus componentes opcionais, implantação de processos adequados de aprovação de gestão de mudanças, avaliações regulares de riscos e documentação e comunicação adequadas do progresso do projeto ao longo do caminho.
Estratégia de Gestão da Mudança
Desenvolva uma abordagem para gerenciar mudanças organizacionais, incluindo abordar as preocupações dos funcionários, gerenciar prazos de aprovação e promover a adoção (e eficiência) do novo sistema pelo usuário final. Descreva um plano para treinar usuários no software ERP selecionado, incluindo sessões de treinamento, workshops e recursos de suporte contínuos para coisas como correções de bugs ou problemas críticos do sistema.
Migração e Integração de Dados
Construir uma estratégia para migrar dados de sistemas existentes e integrar software que será usado juntamente com o novo sistema ERP é uma etapa crítica para uma transição tranquila e minimização dos riscos do projeto. Isso incluirá mapeamento, limpeza e validação de dados. Sem mapear adequadamente o fluxo de dados, realizar testes pontuais e gerenciar a precisão do banco de dados, sua equipe poderá enfrentar uma cascata de interrupções no fluxo de trabalho e regressões dispendiosas no cronograma do projeto.
Testes e Garantia de Qualidade
Crie um plano para testar o sistema ERP, incluindo testes de unidade, testes de sistema e testes de aceitação do usuário (UAT). Esta abordagem completa ajudará a resolver problemas identificáveis problemas antes de o sistema entrar em operação e confirmar se ele atende aos requisitos do usuário, bem como fornecer treinamento e insights valiosos à medida que o sistema se torna operacional em um ambiente de produção.
Suporte de Entrada em Operação e Pós-implementação
Ter uma estratégia de entrada em operação é crucial e normalmente inclui um cronograma detalhado para a transição, atividades de transição e qualquer tempo de inatividade necessário. Descreva planos para suporte pós-implementação, incluindo solução de problemas, treinamento adicional e manutenção contínua.
Avaliação e Melhoria Contínua
Após a entrada em operação, avalie o sucesso da implementação do ERP em relação aos objetivos e metas iniciais. Recolha feedback de usuários e partes interessadas. Espere realizar avaliações e melhorias contínuas do sistema ERP para resolver quaisquer problemas e se adaptar às mudanças nas necessidades do negócio. Isso ajudará sua organização a obter o máximo valor da implementação de seu ERP e apoiará a eficiência operacional a longo prazo.
Agora que detalhamos o processo de implementação, definimos as principais áreas a serem consideradas e delineamos algumas práticas recomendadas, gostaríamos de responder a outra pergunta: O que torna a OSI diferente?
Sobre a Estratégia de Implementação ERP Comprovada da OSI
Os serviços de implementação de ERP da Open Source Integrators são projetados para orientá-lo em todas as etapas do processo, desde a análise inicial até o suporte pós-lançamento. Esteja você optando por software de código aberto ou proprietário, nosso objetivo é garantir que seu sistema atenda às suas necessidades e permita que sua equipe trabalhe de maneira mais inteligente, e não mais difícil.
Etapa 1: Análise Abrangente de Negócios
Começamos conduzindo uma análise completa de seus sistemas e processos de negócios existentes. Nossa equipe trabalha em estreita colaboração com você em um workshop de levantamento de requisitos para identificar seus objetivos, estabelecer critérios de sucesso e desenvolver um protótipo de sistema adaptado às suas necessidades exclusivas.
Uma maneira de abordarmos isso é através de um Estudo de Otimização de Negócios. Isso envolve modelagem detalhada de dados para descobrir insights acionáveis, ajudando a revelar o potencial futuro e as oportunidades para aprimorar suas operações de negócios.
Etapa 2: Otimização de Processos
Em seguida, nos concentramos em identificar oportunidades de otimização para suas áreas de negócios mais críticas – seja gerenciamento de estoque, agendamento de equipe ou gerenciamento de materiais. Esta etapa é crucial, pois é fundamental na elaboração de automações que agilizam seus processos atuais.
Etapa 3: Desenvolvimento de Sistema de TI Personalizado
Podemos então projetar e implementar uma solução personalizada. Nossa abordagem é ágil, permitindo desenvolvimento iterativo e retorno rápido. Isso ajuda a reduzir o tempo de inatividade e as interrupções em suas operações e faz com que tudo funcione o mais rápido possível.
Etapa 4: Assistência à Transição
A implantação do seu novo sistema ERP é apenas o começo. A OSI fornece suporte contínuo para garantir que sua equipe esteja totalmente equipada para usar o novo sistema de maneira eficaz. Nosso objetivo é ajudá-lo a alcançar o máximo de eficiência, oferecendo os recursos necessários para ter sucesso na pós-implementação. A adoção tranquila pelo usuário é fundamental para o sucesso de um sistema ERP.
