Un sistema ERP es un componente vital para una variedad de industrias y sigue siendo una parte importante de las operaciones del sistema. Si bien las capacidades han evolucionado (como los avances en inteligencia artificial y aprendizaje automático), el núcleo de estas tecnologías se crea con un objetivo en mente: optimizar sus procesos comerciales. Sin embargo, con cualquier implementación de tecnología viene un costo de inversión y, si no tiene cuidado, podría vaciar su billetera y sus recursos simplemente por errores en la fase de planificación y recopilación de requisitos.
Repasaremos los costos clave de implementar un nuevo sistema ERP, así como los costos ocultos asociados con este tipo de proyecto que a veces se pasan por alto hasta que el proyecto se convierte en una gran carga financiera. Para ayudar a evitar esos grandes sobrecostos en su proyecto, compartiremos algunas medidas preventivas que puede tomar para evitar activamente algunos de los errores más comunes en los proyectos ERP.
Componentes clave de los costos de implementación de ERP
Las implementaciones de ERP basadas en la nube pueden variar en costo según sus requisitos específicos. Esto incluye cuántos usuarios planea tener, qué funcionalidades y personalizaciones espera, costos de suscripción y más.
Es mejor comenzar un nuevo proyecto de implementación de ERP con una lista de sus “imprescindibles”. Esto establecerá el estándar no solo para las expectativas sino también para el costo futuro. No querrá estar en medio del proyecto y darse cuenta de que se deben agregar algunas características y personalizaciones y, como resultado, aumentar el costo. Este es un problema común conocido como “expansión del alcance”, que ocurre cuando los requisitos del proyecto se expanden más allá de lo planificado originalmente y causan una presión inesperada en el presupuesto. Es por eso que es crucial llevar a cabo una comunicación clara entre las partes interesadas clave al comienzo de la planificación del proyecto. Revise los siguientes costos y ajústelos según sus necesidades:
Tamaño y complejidad de la empresa
Las organizaciones más grandes pueden requerir flujos de trabajo más complejos y, por lo tanto, incurrir en costos más altos. Por el contrario, las empresas más pequeñas pueden no necesitar tanta complejidad. Los costos varían según los requisitos de personalización y son diferentes para cada organización.
Las personalizaciones pueden incluir cambios en los paneles de control, flujos de trabajo o interfaces de usuario, que a menudo requieren trabajo de desarrollo por parte del proveedor o especialistas externos. Sin embargo, debe asegurarse de no personalizar demasiado su sistema, ya que esto provocará una complejidad innecesaria para sus usuarios y aumentará el presupuesto de su proyecto. Si bien las personalizaciones son útiles y necesarias a veces, asegúrese de priorizar dónde y cuándo se realizan.
Equipos internos y externos
Si cuenta con un equipo grande que cuenta con una amplia experiencia técnica, no tendrá que invertir en asistencia externa para su proyecto de implementación. Por el contrario, si no cuenta con recursos técnicos, puede que valga la pena invertir en una empresa de implementación externa que pueda cubrir sus necesidades de manera eficiente.
Socios de ERP y servicios de consultoría
Un socio de implementación de ERP es fundamental si tiene un equipo pequeño con recursos técnicos limitados. Por lo tanto, es muy importante asegurarse de realizar una inversión bien informada en el socio adecuado. Realice una investigación, programe consultas y compare precios para tomar una decisión sólida.
Periodo de tiempo
El cronograma de implementación afecta significativamente el costo de su proyecto. Por eso es muy importante establecer un cronograma realista desde el principio para poder minimizar los retrasos inesperados tanto como sea posible.
Selección de software
Por supuesto, tienes que decidir qué plataforma funciona mejor para tu negocio. Pueden ser soluciones como Odoo, SAP, IFS, Accumatica, Oracle, etc. No deberías elegir basándote únicamente en el coste, ya que quieres que el software se adapte bien a tus operaciones y objetivos de crecimiento, pero sigue siendo un factor crucial a tener en cuenta. Las licencias de software o cualquier otra tarifa de suscripción pueden suponer mucho dinero con el tiempo, por lo que esta parte de tu proyecto es una de las más importantes que hay que definir.
Tienes que tener en cuenta tu software y cuánto costará gestionarlo, actualizarlo, mejorarlo, etc. Por eso es esencial invertir en una solución tecnológica que sea flexible y escalable para el crecimiento del negocio.
Costos ocultos de implementación de ERP
Ahora profundicemos en los costos que a menudo se olvidan cuando se trata de implementaciones de ERP.
Gestión de formación y cambios
Un costo que a menudo se subestima en la implementación de un sistema ERP es la capacitación. Asegurarse de que su equipo pueda usar el nuevo sistema de manera eficaz es fundamental para su éxito. La capacitación puede incluir sesiones de capacitación formal y soporte continuo, y puede ser proporcionada por el proveedor de ERP o por organizaciones de capacitación de terceros. El alcance de la capacitación depende de la complejidad del sistema y de la competencia técnica de los usuarios.
La implementación de un sistema ERP puede ser disruptiva y se necesitan estrategias de gestión de cambios para ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos flujos de trabajo y procesos. Esto puede incluir comunicaciones internas, talleres y orientación continua para reducir la resistencia y garantizar la adopción por parte de los usuarios. Los costos asociados con esto a menudo incluyen consultores, materiales de capacitación y personal dedicado para facilitar la transición.
Tiempo de inactividad empresarial
Cualquier tiempo de inactividad durante el período de transición de la implementación de su software puede afectar la productividad de su empresa. Si bien el objetivo es una transición sin problemas al nuevo sistema, las interrupciones suelen ser inevitables, especialmente en implementaciones más complejas. Esto puede afectar gravemente a sus ingresos, lo que se traduce en algunas pérdidas en el camino.
Muchas empresas suelen optar por un enfoque de implementación por fases, en el que el sistema ERP se introduce en etapas, centrándose en un departamento o módulo a la vez. Incorporar una planificación, pruebas y comunicación exhaustivas con sus usuarios puede ayudar a mitigar parte del tiempo de inactividad entre este importante cambio.
Desalineación
Elegir la solución ERP incorrecta puede resultar en una mala inversión, lo que le obligará a cambiar de software o a cambiar por completo su enfoque. Además, invertir en el socio ERP incorrecto también puede resultar en pérdidas comerciales perjudiciales.
Para seleccionar el socio ERP adecuado, es necesario investigar a fondo sus opciones para descubrir qué empresa comprende plenamente su industria y sus necesidades comerciales.
Costos de mantenimiento y soporte
Los costos de mantenimiento y soporte son gastos continuos que las organizaciones deben tener en cuenta en su presupuesto de implementación de ERP. Estos costos suelen incluir actualizaciones periódicas de software, corrección de errores, soporte técnico y mantenimiento del sistema. La disponibilidad de recursos dedicados para el mantenimiento y el soporte es crucial para maximizar la longevidad y la eficiencia del sistema ERP.
Estrategias de ahorro de costes para la implantación de ERP
Ahora que hemos cubierto todos los costos asociados con las implementaciones de ERP, ¿de qué manera puede ahorrar algo de dinero durante este proceso? Echemos un vistazo a algunos de estos aspectos positivos que puede descubrir para su proyecto.
Enfoque de implementación por fases
En OSI, nos gusta adoptar un enfoque de implementación por fases. Esto requiere una planificación cuidadosa de antemano para dividir el proyecto en partes manejables. Esta técnica le permite tener un mayor control sobre su presupuesto y mantenerse proactivo en caso de que surjan riesgos. En lugar de una implementación a gran escala, priorizamos las funciones o departamentos comerciales clave y ampliamos a medida que el sistema se estabiliza.
Este enfoque reduce la necesidad de grandes inversiones iniciales y minimiza las interrupciones en las operaciones en curso. Al implementar el sistema de forma incremental, puede ajustar la estrategia en función de los comentarios y el rendimiento en tiempo real, lo que evita costosas repeticiones de trabajo o fallas del sistema a gran escala. Además, distribuir la inversión a lo largo del tiempo facilita la gestión del flujo de efectivo y brinda flexibilidad para asignar recursos donde más se necesitan.
Soluciones ERP de código abierto
Los sistemas ERP de código abierto como Odoo ofrecen importantes oportunidades de ahorro de costes en comparación con el software propietario. Estas soluciones suelen eliminar la necesidad de pagar costosas tarifas de licencia, lo que ofrece una opción más económica para las empresas que buscan capacidades ERP sólidas.
Los sistemas de código abierto también ofrecen flexibilidad para las personalizaciones, lo que permite a las empresas adaptar el software a sus necesidades específicas sin los altos costes asociados a las soluciones específicas de los proveedores. Sin embargo, es esencial considerar los costes asociados con el soporte, el mantenimiento y las personalizaciones necesarias para garantizar que el sistema se alinee con los objetivos comerciales a largo plazo.
Evalúe sus recursos técnicos y si la ruta del código abierto es viable o no para su empresa. OSI está equipado para ayudarlo a poner en funcionamiento una solución de código abierto de manera eficiente para su empresa en caso de que necesite la orientación de especialistas expertos de Odoo.
Negociación con proveedores
Negociar con los proveedores de ERP puede ser una forma eficaz de reducir costos. Una forma de hacerlo es comparar varios proveedores y utilizar las ofertas competitivas como palanca para conseguir mejores precios o condiciones más favorables. Es importante negociar no solo el precio inicial, sino también los costos a largo plazo, como el mantenimiento, el soporte y las actualizaciones. Sea claro acerca de sus requisitos y busque proveedores que estén dispuestos a personalizar sus paquetes en función de sus necesidades específicas. Si trabaja con un socio de implementación o un revendedor, pregúntele si puede ayudarlo a negociar un mejor trato en licencias y tarifas a través de su relación con el proveedor.
Tenga en cuenta que querrá invertir en un proveedor que le proporcione el valor que está buscando, así que no elija la opción más barata solo porque sea conveniente a corto plazo. Considere los beneficios a largo plazo y, al adoptar ese enfoque, seleccionará la opción correcta que promueva el crecimiento futuro.
Conclusiones clave sobre los costos de implementación de ERP
Con las implementaciones de ERP, es muy fácil experimentar desviaciones del alcance y sobrecostos. Si se hace consciente de los posibles costos ocultos, podrá preparar mejor sus finanzas para un gran proyecto como este. Existen algunas formas de ahorrar durante el proceso de implementación de ERP, por lo que deberá considerar algunas de las estrategias que mencionamos si tienen sentido para su proyecto en particular.
OSI no es una empresa de implementación de ERP cualquiera; trabajamos con usted para desarrollar un sistema que se adapte a los requisitos de su negocio. ¿No está seguro de qué solución tecnológica necesita? Podemos ayudarlo a determinar la dirección que debe tomar. Simplemente programe una consulta con uno de nuestros expertos y lo ayudaremos a construir un proyecto exitoso y adecuadamente planificado desde el principio.
