Enfoques de gestión para la implementación de ERP

Los sistemas ERP no solo lo ayudan a planificar, son clave para administrar su negocio

ERP significa "planificación de recursos empresariales". Sin embargo, eso no es lo que ERP ha llegado a significar. Una suite ERP moderna intenta proporcionar toda la funcionalidad que los gerentes comerciales necesitan para administrar sus organizaciones, no solo para planificar sus recursos.

Lo que hace que la implementación de una nueva suite ERP o la sustitución de una que haya llegado al final de su vida útil sea una tarea ambiciosa y compleja, que requiere una planificación y una gestión cuidadosas.

¿Qué implica la planificación y gestión de la implantación de un ERP?

Comience con la necesidad comercial, algo que sea fácil de decir; no es tan fácil de lograr una vez que se tiene en cuenta cuántas partes interesadas tendrán que llegar a un consenso: si una suite ERP tiene toda la funcionalidad que los gerentes comerciales necesitan para administrar sus organizaciones, "parte interesada" significa cada gerente comercial. No, elimine eso: significa cada ejecutivo, gerente medio, supervisor y miembro del personal.

Para complicar aún más la situación, el impulso comercial más común para la implementación de un ERP proviene de la organización de TI, no de la administración comercial.

No es que los problemas de TI no importen. Lo que está impulsando a TI es la obsolescencia de los sistemas que la empresa está utilizando en este momento, con la "obsolescencia" que abarca una gran cantidad de pecados de ingeniería que dificultan mantener la coherencia de los datos y la lógica comercial en toda la empresa; inflexibilidad que hace que la adaptación de estos sistemas con nueva funcionalidad sea exponencialmente más difícil con cada proyecto que los toca; y reclutar y retener talento de calidad dispuesto a trabajar en ellos es un desafío para hacer que los reclutadores de recursos humanos se echen a llorar.

Todos estos son problemas importantes, que pueden paralizar una empresa que intenta adaptarse a los mercados que cambian rápidamente, pero están uno o dos pasos alejados de los problemas y oportunidades comerciales que constituyen las necesidades comerciales reconocidas en la suite ejecutiva.

Y sin necesidades comerciales claramente establecidas a nivel de suite ejecutiva, la implementación de un ERP parecerá un impedimento comercial: una pérdida de recursos de TI que interfiere con las prioridades más importantes de la administración comercial.

Las modernas suites ERP ofrecen capacidades que deberían hacer salivar a los gerentes de negocios

En particular, pueden:

• Ofrezca flujos de proceso listos para usar (OOB) superiores en algunos casos a los que se utilizan actualmente para realizar el trabajo.
• Simplifique el proceso de agregar e integrar la nueva funcionalidad necesaria para optimizar aún más los procesos para los cuales los flujos de proceso OOB de la suite ERP no son adecuados.
• Incorpore más fácilmente la funcionalidad avanzada en la tecnología de la información orientada al cliente, especialmente sitios web y aplicaciones móviles.
• Proporcione soporte sofisticado para análisis de negocios.
• Proporcione a la Gestión de Cumplimiento las herramientas que necesita para monitorear la organización sin convertirse en un lastre para la capacidad de la empresa para competir en su mercado.

Enfoques clave que la alta dirección puede tomar para garantizar una implementación exitosa de ERP

• Adopte la jerarquía de cambio empresarial del Programa/Iniciativa/Proyecto: Los programas logran un cambio estratégico. Los programas se componen de múltiples iniciativas comerciales, cada una de las cuales logra un cambio comercial bien definido. Las iniciativas, a su vez, se componen de múltiples proyectos comerciales, cada uno de los cuales ofrece los productos de trabajo tangibles necesarios para lograr el objetivo y las metas de una iniciativa. El trabajo necesario para implementar la nueva suite de ERP y los beneficios comerciales previstos para ella deben incluirse en esta estructura.
• Desarrolle una hoja de ruta del programa que tenga en cuenta tanto la lógica estructural de las dependencias de los módulos de ERP como qué módulos de ERP tienen la prioridad comercial más alta. No cometa el error de intentar implementar todo el sistema de una sola vez.
• Involucrar a las partes interesadas clave: Involucrar a las partes interesadas clave, incluidos los empleados a nivel de personal, la gerencia y el personal de TI, en el proceso de planificación e implementación. Esto ayuda a garantizar que el sistema ERP esté diseñado para satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas y que todas las partes lo acepten.
• Seleccione un sistema ERP y un proveedor: no todas las suites ERP son compatibles con todas las industrias con la misma facilidad. Y no todos los proveedores admiten los sistemas que venden al mismo nivel. Recuerde que cuando selecciona un sistema, también se compromete a una relación a largo plazo con su proveedor. Incorpora este reconocimiento en tu proceso de selección.
• Seleccione un socio de implementación de ERP con el mismo cuidado. Muy importante: insista en reunirse y entrevistar al gerente de programa propuesto de cada socio potencial y a los gerentes de iniciativas clave. En muchos aspectos, el socio de implementación que elija es menos importante que los miembros reales del equipo de implementación, ya que ellos serán los responsables de la mayor parte del trabajo pesado.
• Seleccione el equipo de implementación interno. Estos deben ser partes interesadas reclutadas de las partes afectadas del negocio; y deberían ser los empleados estrella de esas áreas, no aquellos gerentes de los que más fácilmente pueden prescindir.
• Establecer la gobernanza formal del programa para: establecer y ajustar st prioridades; monitorear y rastrear el progreso; y abordar y resolver las barreras al progreso a medida que surjan.
• Y finalmente, establezca un plan formal de gestión de cambios organizacionales (OCM) para identificar y tratar las fuentes de resistencia al cambio en toda la empresa mientras mantiene a todas las partes interesadas informadas sobre el estado y el progreso del programa ERP. Especialmente, las comunicaciones deben reforzar constantemente el mensaje de que el programa no se trata de instalar nuevas tecnologías de la información.

Al final, se trata de lograr un cambio comercial intencional.

1. Start With a Clear Business Need

The first rule of ERP implementation strategies? Start with the “why.”

Your ERP system should support real business needs, not just fix IT headaches. That means aligning on goals across:

• Executives
• Managers
• Frontline staff

Getting everyone on the same page is hard, but essential. Without business-driven goals, your ERP program risks being seen as an IT distraction rather than a growth enabler.

2. Understand IT’s Role—and Its Limitations

Many ERP initiatives begin in IT, triggered by outdated or inflexible systems. These legacy platforms may:

• Lack data consistency
• Be difficult to customize
• Require niche skillsets to maintain

These issues are valid. But they aren’t the same as business-level objectives. Successful ERP implementation strategies elevate the conversation to the executive level, where growth, innovation, and agility are the true priorities.

The capabilities of modern ERP systems should excite your leadership team. The right ERP platform can:

• Offer optimized, out-of-the-box (OOB) workflows
• Simplify the integration of custom functionality
• Power web and mobile apps with built-in flexibility
• Support real-time analytics and data-driven decisions
• Strengthen compliance without slowing innovation

However, this can't be accomplished without the right technical team and resources to effectively implement and integrate all the features and functionality you need from your ERP software. Your internal systems should seamlessly talk to one another, improving communication and productivity for all of your teams as a result. 

Not only should your ERP system improve your internal operations, but it should help your business gain a competitive advantage in your industry by boosting production and output and positively affecting the customer experience. 

Here’s how OSI recommends managing and handling an ERP project and rollout successfully. 

1. Use the Program / Initiative / Project Structure

Structure your ERP implementation like a strategic transformation:

• Programs drive strategic business change
• Initiatives deliver specific outcomes within that change
• Projects execute the actual work

Organizing your ERP efforts this way ensures alignment, accountability, and measurable progress.

2. Build a Prioritized Roadmap

Avoid the “big bang” approach. Instead:

• Map out ERP modules based on functional dependencies
• Prioritize based on business impact
• Phase your rollout for maximum agility and feedback

This approach reduces risk and allows teams to adapt as they go.

3. Engage All Key Stakeholders

Include voices from across the organization:

• Executives and department leads
• IT teams
• Staff-level employees

This ensures buy-in and creates an ERP system tailored to real user needs.

4. Choose the Right ERP Vendor—and Partner

Not all ERP systems serve every industry equally well. And vendor support can vary. 

Take time to evaluate:

• ERP systems by industry fit and functionality
• Vendors based on their long-term support capabilities
• Implementation partners by people, not just logos

Meet the proposed team members. These are the people who will guide your implementation, and their expertise is critical.

5. Build a Strong Internal Team

Your internal ERP team should be made up of high-performing individuals from the departments impacted most. These champions:

• Represent user needs
• Advocate for adoption
• Help ensure implementation success

Avoid treating the ERP team as an afterthought. Their influence will shape every phase of the project.

6. Establish Program Governance

Strong ERP implementation strategies include governance frameworks to:

• Set priorities
• Track milestones
• Resolve issues as they arise

Without governance, even the best plans can drift off course.

7. Plan for Organizational Change

A new ERP system changes how people work. Be ready for resistance.

Create a formal Organizational Change Management (OCM) plan to:

• Communicate consistently
• Address concerns early
• Reinforce that ERP is a business transformation—not just an IT upgrade

At the end of the day, implementing ERP isn’t about technology. It’s about intentional business change.

Done right, ERP can modernize your operations, connect your teams, and unlock new opportunities. But getting there takes more than software—it takes strategy.

With the right ERP implementation strategies in place, your business is positioned not just to run smoothly, but to grow smarter.