Comment choisir le bon consultant pour la mise en œuvre de votre ERP ?

Choisir le bon consultant en implémentation d'ERP est une décision qui peut avoir un impact significatif sur le succès et l’efficacité de vos opérations commerciales. Imaginez-vous embarquer pour un voyage vers le mont Everest sans un guide digne de confiance. De même, il peut être intimidant de mettre en œuvre un système ERP sans le bon partenaire. Un excellent consultant ERP assure non seulement une transition en douceur, mais aide également à libérer tout le potentiel de votre système, conduisant à de meilleurs processus métier, à un contrôle des coûts plus agile et à un avantage concurrentiel dans votre secteur. 

La mise en œuvre d'un ERP sans un intégrateur peut également présenter une multitude de défis, dont beaucoup pourraient entraîner des délais non respectés, des dépassements de coûts élevés et une mise en œuvre délicate pour vos équipes. Voici quelques-unes des difficultés courantes qui surviennent lors de la mise en œuvre d’un nouveau système ERP :

Gestion de projet 

De la planification au développement, en passant par la mise en œuvre et la formation, la mise en œuvre d'un ERP comporte plusieurs phases où la planification et l'efficacité sont cruciales. Les mises en œuvre d’ERP ont une variété de priorités et de nombreuses parties prenantes au sein des unités commerciales et des départements. C'est pourquoi un partenariat avec des consultants expérimentés dans les projets de mise en œuvre d'ERP peut optimiser complètement votre approche pour vous faire gagner du temps et vous aider à éviter des erreurs coûteuses. 

Gestion du changement

La mise en œuvre d'un nouveau système ERP nécessite souvent des modifications importantes des processus et flux de travail existants. Les salariés doivent s’adapter à de nouvelles méthodes de travail, ce qui peut générer de la résistance. Des stratégies efficaces de gestion du changement sont essentielles pour assurer une transition en douceur. Cela implique une communication claire sur les avantages du nouveau système, des programmes de formation complets et un soutien continu pour aider les employés à s'adapter. Sans une bonne gestion du changement, l’adoption du nouveau système ERP peut être lente, entraînant des perturbations dans les opérations commerciales et une réduction de la productivité.

Migration de données

Le transfert de données depuis des systèmes existants vers un nouveau système ERP peut être une tâche complexe, et maintenir l'exactitude et la cohérence des données tout au long de ce processus constitue un défi. Des processus de nettoyage, de mappage et de validation des données sont nécessaires pour éviter la perte ou la corruption des données. Travailler avec un partenaire de mise en œuvre expérimenté peut vous aider à gérer ces tâches efficacement et à guider votre équipe vers un processus de migration de données fluide et sans erreur.

Personnalisation et intégration

Chaque entreprise a des exigences uniques et les systèmes ERP disponibles dans le commerce ne conviennent peut-être pas parfaitement. Il peut être complexe de personnaliser votre système ERP pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et de l'intégrer à d'autres systèmes existants (tels que les systèmes CRM, de comptabilité ou de ressources humaines). Les personnalisations et les intégrations doivent être soigneusement planifiées et exécutées pour éviter de créer des problèmes susceptibles d'avoir un impact sur les performances et la fiabilité du système. Au lieu d’essayer de résoudre cette partie par vous-même, vous pouvez trouver les services de mise en œuvre ERP appropriés qui peuvent vous aider à adapter votre plateforme à vos besoins. 

Gestion budgétaire

Les implémentations ERP peuvent être coûteuses et impliquer des licences logicielles, des mises à niveau matérielles, des frais de conseil et une maintenance continue. Sans une planification et une gestion des coûts appropriées, les dépenses peuvent rapidement devenir incontrôlables. Un fournisseur expérimenté de mise en œuvre d'ERP peut vous aider à planifier et à gérer le budget de votre projet, en vous aidant à équilibrer de manière proactive vos exigences fonctionnelles, vos contraintes budgétaires et votre calendrier de mise en service (merci au triangle de gestion de projet). 

Formation et support utilisateurs

Même le meilleur système ERP est aussi performant que ses utilisateurs.. Veiller à ce que les employés soient correctement formés pour utiliser le nouveau système est essentiel pour maximiser ses avantages. Des programmes de formation complets adaptés aux différents rôles d'utilisateur et une assistance continue peuvent aider les employés à maîtriser le nouveau système. 

Gestion des risques

Les projets de mise en œuvre d'ERP comportent des risques inhérents, tels que des retards de projet, une dette technique, des problèmes d'intégration imprévus et une résistance au changement. Identifier, évaluer et atténuer ces risques est essentiel à la réussite du projet. L'établissement d'un plan de gestion des risques pour cet effort peut vous aider à rester proactif si ces problèmes surviennent. 

Évolutivité et pérennité

À mesure que les entreprises grandissent et évoluent, leurs systèmes ERP doivent évoluer et s'adapter aux nouvelles exigences. Il est essentiel de s’assurer que le système ERP choisi est conçu pour être agile et évolutif, afin qu’il puisse s’adapter aux futurs besoins de l’entreprise. Cela implique de prendre en compte les changements potentiels dans les processus métier, les avancées technologiques et les tendances du secteur. 

Un consultant expérimenté en implémentation d'ERP peut vous aider à surmonter les défis que nous avons mentionnés et à faire du projet un processus relativement indolore. Cependant, de nombreuses considérations entrent en jeu lors de la sélection des experts adaptés aux besoins de votre entreprise. 

Expérience et connaissances

Tout d’abord, vous devez vous assurer que l’expérience et l’expertise du partenaire ERP potentiel correspondent à la technologie dont vous avez besoin. Ont-ils une expérience éprouvée pour la technologie dont vous avez besoin ? Si vous n'êtes pas sûr de ce dont vous avez besoin, ont-ils suffisamment de connaissances en solutions ERP pour vous guider vers la bonne option avec une analyse basée sur la valeur ? Il est recommandé d'utiliser les succès passés (études de cas et références clients) pour démontrer la probabilité de succès futur (une excellente expérience de mise en œuvre d'un ERP). 

Connaissance de l'industrie

Il y a de fortes chances que votre entreprise ait besoin d'un système conçu spécifiquement pour votre secteur d'activité, et non d'une solution générique qui n'est qu'une solution temporaire qui nécessitera des mises à jour constantes pour répondre à vos besoins. Un partenaire de mise en œuvre ERP peut avoir beaucoup d'expérience dans un secteur spécifique, mais peut ne pas avoir l'expérience nécessaire pour s'engager en toute confiance dans votre mise en œuvre (sans surprises en cours de route).

Compétence technique 

Vous constaterez peut-être que vous avez besoin de personnalisations ou d'intégrations pour que votre système fonctionne comme prévu ; Avoir un partenaire compétent dans la collecte des exigences techniques et les meilleures pratiques de mise en œuvre signifie que vous pouvez bénéficier de son expertise sur des solutions spécifiques. Ceci est également crucial lorsque vous avez besoin d’une assistance technique, car un partenaire compétent peut vous aider à résoudre rapidement les problèmes des utilisateurs et du système afin d’éviter des temps d’arrêt inutiles et une perte de productivité. 

Flexibilité 

Nous savons tous que les changements surviennent souvent rapidement et de manière inattendue. C'est pourquoi la flexibilité est une considération essentielle pour un partenaire de mise en œuvre d'ERP. Le partenaire choisi doit être capable de s'adapter à vos besoins spécifiques et de répondre aux changements tout au long du processus de mise en œuvre. Un partenaire de mise en œuvre flexible travaillera avec vous sur les adaptations de votre projet ERP tout en gardant les tâches et les calendriers sur la bonne voie.

Participation des parties prenantes

Un partenaire de mise en œuvre expérimenté connaîtra l’importance de donner la priorité à l’expérience utilisateur. Avec un engagement approprié des parties prenantes et un système ERP intuitif et facile à utiliser, vous augmenterez considérablement les taux d'adoption par les utilisateurs et améliorerez l'utilisation globale du système (nous pensons que cela a un impact à la fois sur l'expérience utilisateur et sur le retour sur investissement du projet). Confirmez l'approche du partenaire en matière de collaboration et de communication pour vous assurer que vous travaillerez avec quelqu'un qui s'engagera efficacement avec les parties prenantes, fournira des mises à jour régulières et vous facilitera l'orchestration du projet.

Lorsque vous rencontrez des partenaires de mise en œuvre potentiels, vous devez être attentif à certains signaux d’alarme. Cela comprend :

Manque de transparence

Assurez-vous de recevoir des prix et une communication clairs sur les résultats attendus du projet potentiel. Assurer cet alignement dès les premières étapes évitera toute déconnexion plus tard dans le processus, lorsque vous êtes déjà pleinement engagé dans vos services. 

Trop prometteur

Confirmez le calendrier du projet et ce qui est garanti pendant cette période. Si l'accord ne semble pas très réaliste et que le travail antérieur du partenaire avec les clients ne montre pas de capacités spécifiques quant à ce dont ils auront besoin pour la mise en œuvre, alors c'est un bon signe qu'ils pourraient s'engager trop dans votre projet. 

Mauvais support post-implémentation

Comme nous l'avons mentionné, la qualité du système ERP dépend de ses utilisateurs. C'est pourquoi vous devez confirmer qu'il y aura suffisamment de services d'assistance disponible après la mise en œuvre. Des engagements de formation inadéquats n’entraîneront que des obstacles à long terme pour votre organisation. 

En général, il est très important de réfléchir aux contraintes budgétaires, aux exigences techniques et à l’expérience logicielle qui seront nécessaires pour atteindre vos prochains objectifs de mise en œuvre et si un cabinet de conseil s'aligne sur ces besoins. 

Recherchez une consultation préliminaire (et gratuite) pour discuter de vos besoins et vous assurer que la confiance est établie avant de prendre des engagements. Découvrez leur expérience en matière de plate-forme, de secteur et de service, et demandez des exemples ou des références qui étayent ces affirmations. Demandez-leur s'ils sous-traitent une partie de leur travail à un tiers ou s'ils effectuent du développement à l'étranger dans un fuseau horaire qui ne vous convient pas. Le plus important est d'évaluer s'ils ont fait un effort pour démontrer compétence, organisation, concentration et confiance. 

Choisir le bon partenaire de mise en œuvre d'un ERP entraînera une mise en œuvre plus rapide, une réduction des risques liés aux systèmes critiques et supérieur à retour sur investissement pour votre organisation.