Como Escolher o Consultor de Implementação de ERP Certo

Escolher o consultor de implementação de ERP certo é uma decisão que pode ter um impacto significativo no sucesso e na eficiência do seu negócio. Imagine embarcar em uma viagem ao Monte Everest sem um guia de confiança; da mesma forma, pode ser intimidante implementar um sistema ERP sem o parceiro certo. Um excelente consultor de ERP não só garante uma transição tranquila, como também ajuda a desbloquear todo o potencial do seu sistema, levando a melhores processos de negócios, controle de custos mais ágil e uma vantagem competitiva em face à sua concorrência. 

Abordar uma implementação de ERP sem um parceiro especialista apresenta uma série de desafios, que podem resultar em prazos ultrapassados, desvios significativos ao orçamento e uma inícios em exploração difíceis ou mesmo desastrosos.

Aqui estão alguns dos desafios comuns que podem surgir ao implementar um novo sistema ERP:

Gerenciamento de Projetos 

Do planeamento ao desenvolvimento, implementação e formação, a implementação de um ERP tem várias fases onde o planeamento e a eficiência são cruciais. As implementações de ERP podem ter múltiplas prioridades e partes interessadas distribuídas pelas várias unidades de negócio e departamentos. É por isso que a parceria com consultores experientes em projetos de implementação de ERP pode otimizar a abordagem ao projeto para economizar tempo e evitar erros dispendiosos. 

Gestão da Mudança

A implementação de um novo sistema ERP frequentemente requer mudanças significativas nos processos e fluxos de trabalho existentes. Os colaboradores devem adaptar-se a novos métodos de trabalho, e podemos encontrar resistência. Estratégias eficazes de gestão da mudança são essenciais para garantir uma transição tranquila. Isso envolve uma comunicação clara sobre os benefícios do novo sistema, programas de formação abrangentes e apoio contínuo para ajudar os colaboradores a se adaptarem. Sem uma gestão de mudanças adequada, a adoção do novo sistema ERP pode ser lenta, levando a interrupções nas operações do negócio ou a uma diminuição da produtividade.

Migração de Dados

Transferir dados de sistemas existentes para um novo sistema ERP pode ser uma tarefa complexa, e manter a precisão e a consistência dos dados durante todo esse processo é um desafio. Os processos de limpeza, mapeamento e validação de dados são necessários para evitar perda ou corrupção de dados. Trabalhar com um parceiro de implementação experiente pode ajudá-lo a gerenciar essas tarefas com eficiência e orientar sua equipe em direção a um processo de migração de dados tranquilo e sem erros.

Personalização e Integração

Cada empresa tem requisitos únicos e os sistemas ERP prontos a usar podem não ser perfeitos para as suas necessidades. Pode ser complexo personalizar o seu sistema ERP para atender às necessidades específicas do seu negócio e integrá-lo com outros sistemas existentes (como sistemas de CRM, Contabilidade ou Recursos Humanos). As personalizações e integrações devem ser cuidadosamente planejadas e executadas para evitar a criação de problemas que possam afetar o desempenho e a confiabilidade do sistema. Em vez de tentar resolver esta parte sozinho, você pode encontrar os serviços de implementação de ERP que o podem ajudar a adaptar sua plataforma às suas necessidades. 

Gestão do Orçamento

As implementações de ERP podem ser caras e envolver licenças de software, atualizações de hardware, honorários de consultoria e manutenção contínua. Sem planejar e gerenciar os custos de forma adequada, as despesas podem rapidamente ficar fora de controle. Um fornecedor experiente de implementação de ERP pode ajudá-lo a planejar e gerenciar o orçamento do seu projeto, ajudando você a equilibrar proativamente seus requisitos funcionais, restrições orçamentárias e cronograma de entrada em operação (graças ao triângulo de gerenciamento de projetos). 

Treinamento e Suporte ao Usuário

Mesmo o melhor sistema ERP só é tão bom quanto seus usuários. Garantir que os colaboradores sejam devidamente treinados para utilizar o novo sistema é essencial para maximizar seus benefícios. Programas de treinamento abrangentes adaptados a diferentes funções de usuário e suporte contínuo podem ajudar os colaboradores a dominar o novo sistema. 

Gestão do Risco

Os projetos de implementação de ERP apresentam riscos inerentes, como atrasos nos projetos, dívida técnica, problemas de integração imprevistos e resistência à mudança. Identificar, avaliar e mitigar esses riscos é essencial para o sucesso do projeto. Estabelecer um plano de gerenciamento de riscos para esse esforço pode ajudá-lo a permanecer proativo caso esses problemas surjam. 

Escalabilidade e Sustentabilidade

À medida que as empresas crescem e evoluem, os seus sistemas ERP devem evoluir e adaptar-se aos novos requisitos. É fundamental garantir que o sistema ERP escolhido seja desenhado para ser ágil e escalável, para que possa se adaptar às futuras necessidades do negócio. Isso envolve considerar possíveis mudanças nos processos de negócios, avanços tecnológicos e tendências do setor. 

Um consultor experiente em implementação de ERP pode ajudá-lo a superar os desafios que mencionamos e tornar o projeto um processo relativamente simples. No entanto, há muitas considerações a serem levadas em consideração ao selecionar os especialistas certos para as necessidades do seu negócio. 

Experiência e Conhecimento

Primeiro, você precisa garantir que a experiência e o conhecimento do potencial parceiro de ERP correspondam à tecnologia que você precisa. Eles têm experiência comprovada na tecnologia que você precisa? Se você não tem certeza do que precisa, eles têm conhecimento suficiente em soluções ERP para orientá-lo na opção certa com análise baseada em valor? Recomenda-se usar sucessos passados ​​(estudos de caso e referências de clientes) para demonstrar a probabilidade de sucesso futuro (uma ótima experiência de implementação de ERP). 

Conhecimento da Indústria

Provavelmente, sua empresa precisa de um sistema projetado especificamente para o seu setor, e não de uma solução genérica que seja apenas temporária que exigirá atualizações constantes para atender às suas necessidades. Um parceiro de implementação de ERP pode ter muita experiência em um setor específico, mas pode não ter a experiência necessária para se comprometer com confiança com sua implementação (sem surpresas ao longo do caminho).

Competência Técnica 

Você pode descobrir que precisa de personalizações ou integrações para fazer seu sistema funcionar conforme o esperado; Ter um parceiro com conhecimento na coleta de requisitos técnicos e nas melhores práticas de implementação significa que você pode se beneficiar da experiência dele em soluções específicas. Isto também é crucial quando você precisa de suporte técnico, pois um parceiro experiente pode ajudá-lo a resolver rapidamente problemas de usuários e de sistema para evitar tempo de inatividade desnecessário e perda de produtividade. 

Flexibilidade 

Todos sabemos que muitas vezes as mudanças acontecem de forma rápida e inesperada. É por isso que a flexibilidade é uma consideração fundamental para um parceiro de implementação de ERP. O parceiro escolhido deverá ser capaz de se adaptar às suas necessidades específicas e responder às mudanças ao longo do processo de implementação. Um parceiro de implementação flexível trabalhará com você nas adaptações do seu projeto de ERP, mantendo tarefas e cronogramas sob controle.

Participação das Partes Interessadas

Um parceiro de implementação experiente saberá a importância de priorizar a experiência do usuário. Com o envolvimento adequado das partes interessadas e um sistema ERP intuitivo e fácil de usar, você aumentará significativamente as taxas de adoção dos usuários e melhorará o uso geral do sistema (acreditamos que isso impacta tanto a experiência do usuário quanto o retorno do investimento do projeto). Confirme a abordagem do parceiro em relação à colaboração e comunicação para garantir que você trabalhará com alguém que se envolverá de forma eficaz com as partes interessadas, fornecerá atualizações regulares e facilitará a orquestração do projeto.

Ao reunir-se com potenciais parceiros de implementação, existem alguns sinais de alerta a ter em conta. Isso inclui:

Falta de Transparência

Certifique-se de receber preços e comunicações claros sobre os resultados esperados do projeto potencial. Garantir esse alinhamento desde o início evitará qualquer desconexão posteriormente no processo, quando você já estiver totalmente comprometido com seus serviços. 

Promessas Exageradas

Confirme o cronograma do projeto e o que está garantido nesse período. Se a proposta de implementação não parecer muito realista e o trabalho do parceiro com clientes anteriores não mostrar capacidades específicas sobre o que irá ser necessário para implementação, isso pode ser um bom sinal de que eles podem estar fazendo promessas exageradas para o seu projeto. 

Fraco Suporte Pós-Implementação

Como mencionamos antes, a qualidade do sistema ERP depende dos seus usuários. É por isso que você precisa confirmar se haverá serviços de suporte suficientes fornecidos após a implementação. Compromissos de treinamento inadequados só levarão a obstáculos de longo prazo para a eficiência da sua organização. 

Em geral, é muito importante pensar nas restrições orçamentárias, nos requisitos técnicos e na experiência no software que serão necessários para atingir suas metas de implementação, e se a empresa de consultoria está alinhada ou não com essas necessidades. 

Procure uma consulta preliminar (e gratuita) para discutir suas necessidades e garantir que a confiança seja estabelecida antes de assumir qualquer compromisso. Aprenda sobre sua plataforma, setor e experiência de serviço e peça exemplos ou referências que apoiem essas afirmações. Pergunte se eles delegam parte do trabalho em terceiros ou se fazem desenvolvimento off-shore em fuso horário que não é conveniente para você. O mais importante é avaliar se eles fizeram um esforço para demonstrar habilidade, organização, foco e confiança. 

A escolha do parceiro certo para implementação de ERP resultará em uma implementação mais rápida, redução de riscos para sistemas críticos e maior retorno do investimento para sua organização.