Siete pasos para garantizar el éxito del ERP empresarial para sus usuarios empresariales
Para muchas empresas, la parte más desafiante de la implementación empresarial implica la migración de datos. De hecho, según un informe de Gartner, tantos como El 83% de los proyectos de migración de datos superan su fecha límite o presupuesto y en algunos casos. Esto conduce a implementaciones fallidas en las que muchos CIO y CTO han perdido su trabajo. Incluso para los proyectos que aún logran despegar, la complejidad de la migración de datos puede causar retrasos en la implementación y adopción. Los errores provocan una disminución de la calidad de los datos, problemas con las aplicaciones y una menor productividad.
Para muchos clientes de OSI, lo que pensaban que sería una tarea ardua resultó ser algo menos doloroso y más productivo. Esto se debe a que comenzaron con los pasos correctos recomendados por OSI, que ahora OSI le proporciona a continuación. OSI ha aprovechado más de 10 años de experiencia y lecciones aprendidas en la implementación de proyectos de TI y migraciones de datos para recomendar con confianza las siete pautas siguientes. Con ellos, puede lograr una migración de datos fluida que impulse el éxito de la implementación de su ERP empresarial.
1. Determinar la cantidad mínima de datos a migrar
Tómese el tiempo para evaluar con precisión qué y cuántos datos realmente se necesitan trasladar al nuevo sistema. Es difícil replicar datos en un sistema heredado de 20 años en un nuevo sistema empresarial moderno y sofisticado. Se vuelve cada vez más complejo, costoso e ineficiente. Una vez que observe más de cerca cómo se usa actualmente y cómo se usará en el nuevo sistema, debería tener una buena idea de qué datos migrar. Pregunte cosas como qué campos o registros ya no se utilizan y, por tanto, pueden quedar atrás. ¿Falta información que deba completarse desde otra fuente de datos?
Comience por comprender la diferencia entre datos maestros (definiciones de productos, registros de clientes, etc.) y datos transaccionales (facturas, pedidos de venta, órdenes de compra, etc.). Casi todos los proyectos de ERP pueden ponerse en marcha sólo con datos maestros, y se requieren pocos datos transaccionales, o ninguno, para mantener el éxito empresarial. Además, recuerde que si decide no migrar los datos transaccionales, seguirá necesitando el mínimo indispensable de saldos iniciales en contabilidad y transacciones en curso, como órdenes de envío abiertas, órdenes de compra y envíos entrantes. También necesitará datos de factura, sobre a qué proveedores debe pagos y qué clientes tienen facturas abiertas para usted.
2. Cree diccionarios de datos
Los diccionarios de datos pueden ser una herramienta valiosa para gestionar grandes listados de datos, especialmente al migrar datos a un nuevo sistema. Sus diccionarios de datos garantizan que el significado, la relevancia y la calidad de los elementos de datos sean los mismos para todos sus usuarios comerciales, en todos los departamentos y aplicaciones. Los diccionarios de datos también proporcionan la información que necesitan quienes crean sistemas y aplicaciones que respaldan los datos.
La creación del diccionario puede ayudar a simplificar la estructura para los nuevos requisitos de datos del sistema y garantizar la integridad de los datos y la eliminación de la redundancia de datos. Puede hacer algo tan simple como crear una hoja de cálculo con definiciones para el sistema antiguo y definiciones para el nuevo sistema. Asegúrese de crear un diccionario de datos que incluya rangos y respuestas aceptables para ayudar a rastrear y detectar datos incorrectos. Debe proporcionar una lista organizada y completa en la que se pueda realizar búsquedas fácilmente para permitir informes y documentación de datos en múltiples aplicaciones.
3. ¿Se trata de una migración única o continua?
Puede asumir instantáneamente que su migración es un evento estático único. Pero tienes opciones. La migración continua (a veces denominada continua o en línea) ofrece un flujo de cambios desde sus sistemas y aplicaciones heredados al nuevo destino ERP de código abierto. Puede hacer esto después de un volcado y carga completos iniciales. Puede haber casos en los que sus sistemas heredados vivan durante un período prolongado después del lanzamiento del nuevo sistema, en cuyo caso querrá una migración de datos continua para poblar el nuevo sistema con los datos disponibles más oportunos y precisos. Por ejemplo, es posible que tenga un proveedor que proporcione datos semanalmente; o tener un informe que debes generar semanalmente para un cliente. En estos casos, querrás crear una migración continua.
4. Limpiar datos en el sistema fuente. Cree un filtro de validación en el sistema de destino.
En general, la experiencia demuestra que si limpia los datos en el sistema de destino, obtendrá un mejor resultado final. Querrá realizar funciones como deduplicar datos y solucionar problemas de integridad de datos en su sistema de origen para evitar la transferencia de problemas al nuevo sistema. Puede crear filtros de validación en su nuevo sistema que le ayudarán en su proceso de prueba.
Un ejemplo típico incluye direcciones de clientes, donde la ciudad y el código postal no se almacenan en un formato estándar. Su nuevo sistema ERP mantiene campos separados para estos y los utilizará para marketing, ventas, envíos, servicio al cliente, informes, impuestos y mucho más. En tales casos, funcionará extraer los datos en una hoja de cálculo y mover esos elementos a sus propias columnas. Y es posible que pueda aprovechar las plantillas existentes que luego se pueden importar al nuevo sistema ERP.
5. Mantenga metaestadísticas de los datos: realice un seguimiento de la calidad
Su migración de datos brinda una excelente oportunidad para rastrear y encontrar tendencias nunca antes vistas. A medida que migra datos, puede hacer más que simplemente descubrir anomalías: puede investigar más a fondo para obtener información y tomar decisiones impactantes. Por ejemplo, es posible encontrar tendencias de calidad en una parte de los datos que revelen otro problema, como que una sucursal en particular no esté capacitada correctamente para ingresar datos, o un pico de ventas temporal o estacional o una pausa en la cadena de suministro que anteriormente estaba oculta.
Realizar un análisis de causa raíz de los datos que ingresan al nuevo sistema. Querrá interrogar sus datos para observar atributos relacionados con cantidades, geografías, períodos de tiempo y más. Puede terminar brindando una excelente atención preventiva a su negocio y agregar valor adicional como parte del proceso de implementación.
6. Mantenga el sistema heredado en funcionamiento
A veces, el mejor enfoque consiste en mantener su sistema heredado funcionando como de solo lectura hasta que esté seguro de haber movido todo lo que necesita moverse y nada más. A medida que avanza la implementación, puede asegurarse de que las nuevas soluciones contengan las funciones y procesos adecuados para el éxito y, al mismo tiempo, contar con la zona de confort del sistema heredado en el que confiar cuando sea necesario o para proporcionar un campo de pruebas más rico.
Considere mantener su sistema heredado en funcionamiento durante 6 a 18 meses si cree que será necesario acceder a los datos transaccionales heredados. Realice una evaluación de costos basada en datos sobre cuánto tiempo y recursos se requieren para realizar una migración de datos transaccionales completa. Compare esto con el costo de mantener su antiguo sistema disponible durante 18 meses. Esto le ayudará a decidir si vale la pena migrar los datos transaccionales, así como si puede mantener su sistema heredado en funcionamiento y durante cuánto tiempo.
7. Realice pruebas tempranas y con frecuencia
Las pruebas son un paso crítico en el viaje de migración de datos. Debe decidir qué método utilizar, ya sea una simple hoja de cálculo, scripts para una automatización menor o una herramienta o servicio de migración más sólido. Cada opción tiene ventajas, desventajas y distintos grados de complejidad de configuración. Independientemente de la herramienta, la única forma de verificar el éxito de la migración de datos implica realizar pruebas, que es un proceso monótono y que requiere mucho tiempo en el que descubrirá problemas, realizará correcciones y volverá a ejecutar los pasos.
Asignar personal para cada tipo de datos ayudará a dividir el trabajo y ganar eficiencia en el esfuerzo general (por ejemplo, el personal de ventas posee los datos de los clientes, el personal de contabilidad posee el plan de cuentas, el almacén posee los productos, etc.). Recuerde que incluso si solo está migrando datos maestros, deberá realizar una migración final durante el evento de puesta en marcha. Algunos conjuntos de datos maestros, como productos y clientes, tendrán nuevas incorporaciones hasta el último día de uso del sistema anterior. En este punto, tiene opciones para migrar solo las variaciones (los nuevos registros) o volver a ejecutar los pasos de migración completos desde cero. Debido a que ya ha probado sus scripts muchas veces hasta este punto, sabrá cuánto tiempo lleva realizar una ejecución completa de migración de datos y, por lo tanto, podrá decidir si tiene sentido realizar una migración completa durante el proceso. -live o si es mejor migrar solo los registros nuevos.
Conclusión
A menudo se piensa que la migración de datos es un proceso desafiante en la implementación de un nuevo sistema empresarial. Pero no tiene por qué ser así. Después de años de colaboración exitosa con clientes de todos los sectores y tamaños de empresas imaginables, OSI tiene un historial exitoso en aliviar el dolor del proceso. Los clientes de OSI pueden dar fe de ello. Si sigue estas siete pautas comprobadas, garantizará una transición más rápida y más preparada para un lanzamiento exitoso.
Recuerde que, si bien la migración de datos implica un esfuerzo inicial, obtendrá un importante retorno del valor en términos de aumentar la eficiencia de los procesos, reducir el desperdicio e impulsar la colaboración. Y OSI está dispuesta a ayudar. Nuestros consultores de servicios profesionales pueden diseñar cuidadosamente una estrategia de migración de datos que garantice que su solución de código abierto Odoo se ejecute con datos confiables que brinden mejores resultados comerciales.
Sobre el Autor:
Greg Mader es el fundador y presidente de Open Source Integrators (OSI), líder mundial en consultoría empresarial y servicios de TI de código abierto. Es un veterano del ejército y emprendedor, experto en gestionar equipos grandes y proyectos complejos, entregados a tiempo y dentro del presupuesto. Su experiencia incluye liderar y desarrollar equipos grandes y pequeños, con un enfoque en la comunicación, la relevancia de la misión y la mejora de las entregas. Su experiencia abarca la planificación estratégica, la gestión de proyectos, ERP, GIS y otras tecnologías empresariales.
