En un panorama tecnológico empresarial en rápida evolución, la necesidad de sistemas estrechamente integrados, datos centralizados y capacidades de automatización que hagan que las empresas sean más productivas y eficientes ya no son una ventaja competitiva: son un requisito operativo. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se han convertido en la columna vertebral de muchas organizaciones, integrando funciones críticas como finanzas, cadena de suministro, recursos humanos y gestión de relaciones con los clientes en una plataforma cohesiva. Un sistema ERP eficaz permite a las empresas optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y tomar decisiones basadas en datos que pueden mejorar la competitividad en el mercado. Sin embargo, a pesar de las importantes ventajas, las implementaciones de ERP son proyectos complejos que a menudo enfrentan grandes obstáculos, lo que conduce a fracasos.
Un gran porcentaje de proyectos de ERP no cumplen las expectativas debido a diversos problemas, como una planificación deficiente, la falta de adopción por parte de los usuarios y la subestimación del alcance de la gestión de cambios necesaria. El fracaso en la implementación de un ERP puede tener graves repercusiones, como interrupciones operativas, sobrecostos y falta de retorno de la inversión (ROI). Estos problemas no solo afectan los procesos empresariales cotidianos, sino que también pueden erosionar la moral de los empleados y dañar la credibilidad de la dirección.
Cómo identificar los signos de un fracaso en la implementación del ERP
Los proyectos de ERP son conocidos por su complejidad y, con tantas partes en movimiento, es fácil que se pasen por alto algunas cosas. La identificación temprana de posibles problemas puede ser la diferencia entre salvar una implementación de ERP y dejar que se convierta en un fracaso. A continuación, se indican algunas de las señales de alerta más comunes que sugieren que su proyecto de ERP puede estar desviándose de su rumbo:
Plazos incumplidos
Una clara señal de problemas es cuando los hitos clave se retrasan constantemente. Las implementaciones de ERP suelen tener plazos estrictos vinculados a resultados comerciales específicos. Si su equipo de proyecto retrasa con frecuencia los plazos sin razones claras ni soluciones, es un fuerte indicador de que el plan del proyecto no se ajusta bien a la realidad.
Sobrecostos presupuestarios
Los sobrecostos son un claro ejemplo de incumplimiento de los plazos. A medida que se van retrasando los plazos, los costes del proyecto tienden a dispararse, especialmente si se ve obligado a contratar recursos adicionales o a ampliar los contratos con proveedores externos. Un gasto excesivo constante es una advertencia seria de que el alcance de su proyecto puede estar mal definido o mal gestionado.
Adopción deficiente por parte de los usuarios
No importa cuán potente o avanzado sea su sistema ERP, no aportará valor a menos que los usuarios lo adopten. La mala adopción por parte de los usuarios suele deberse a una formación inadecuada, a la resistencia al cambio o a una falta de correspondencia entre la funcionalidad del sistema y las necesidades de los usuarios finales. Si los empleados pasan por alto el sistema ERP o confían en procesos antiguos, su proyecto está en peligro.
Si está experimentando alguno de estos problemas, es hora de hacer un cambio en su enfoque. Sin embargo, no puede hacer ajustes si no comprende la causa de los problemas que surgen. Repasemos rápidamente las causas fundamentales de una mala implementación de ERP.
Causas fundamentales del fracaso en la implementación de ERP
Cada empresa y sistema ERP es diferente, pero la causa raíz del fracaso suele ser la misma.
Mala planificación y objetivos poco claros
Establecer objetivos poco realistas es, en esencia, preparar el proyecto para el fracaso. Además, si esos objetivos no están claros, se genera confusión y malentendidos entre quienes participan en el proyecto de implementación.
Personalización excesiva
Por lo general, no es necesario personalizar cada aspecto de su sistema ERP. Priorice las áreas que necesitan una configuración personalizada, pero también determine en qué áreas puede simplificar el proceso de desarrollo. La personalización excesiva puede ser la causa de una mala adopción por parte de los usuarios, ineficiencias en los procesos y costos elevados.
Asociación de proveedores no alineados
Es fundamental encontrar un socio de implementación que se adapte a las necesidades de su empresa. Sin este componente clave, su proyecto puede fracasar y no lograr sus objetivos. Investigue las historias de los clientes y los proyectos anteriores que el socio potencial haya completado y si su trabajo se adapta bien a su industria.
Solución tecnológica incorrecta
Es fácil elegir la solución tecnológica equivocada, ya que hoy en día hay muchas opciones diferentes disponibles. Por eso, le recomendamos que investigue cuáles son sus necesidades y qué sistema puede satisfacerlas. Esto va de la mano con la búsqueda del socio de implementación adecuado, ya que también puede ayudarlo a determinar la tecnología adecuada para su empresa. Después de todo, si la funcionalidad no coincide con las necesidades de su empresa, su sistema ERP solo será un obstáculo en lugar de ser una herramienta útil para sus usuarios.
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Pasos para volver a poner en marcha su implementación de ERP
¿Qué puede hacer ahora si siente que el proyecto ERP se está descarrilando? Siga estos pasos para volver a encaminarlo:
1: Reevalúe su situación actual
Realice una auditoría del proyecto para identificar los problemas clave que están causando ineficiencias o problemas para la implementación de su ERP. Si da el primer paso para revisar los objetivos de su proyecto, puede organizar una "sala de conferencias piloto" donde reúna a las personas de la organización para analizar los procesos actuales, compararlos con los resultados deseados y realizar un análisis de brechas.
Si pasan unos días juntos estableciendo una línea base de dónde se encuentra el negocio, cómo funcionan los procesos existentes y qué falta, puede desarrollar nuevos requisitos y crear los procedimientos adecuados para alcanzar los objetivos comerciales correctos de la manera más eficiente posible.
También querrá revisar qué informes y paneles de control utiliza ahora y qué necesitará en función de sus nuevos objetivos y procesos. Pregúntese qué puntos de datos clave debe verificar todos los días. ¿Qué informes se pueden predefinir? ¿Y qué puede ser ad hoc o estar disponible cuando sea necesario? Estas preguntas ayudan a determinar la arquitectura de su sistema. Adopte un enfoque cauteloso con los datos heredados porque son costosos, difíciles y en gran medida insatisfactorios una vez que se transfieren a su nuevo sistema. Querrá tomar la dirección que utilice la menor cantidad de datos heredados que se puedan migrar.
2: Realinear los objetivos del proyecto
Una vez que haya dedicado una cantidad significativa de tiempo a evaluar todos los aspectos de este proyecto, puede diseñar un enfoque alternativo que resuelva las ineficiencias iniciales. Asegúrese de que todas las partes interesadas relevantes participen en este proceso para no cometer los mismos errores dos veces cuando vuelva a revisar el proceso de implementación.
3: Centrarse en la gestión del cambio y la formación de los usuarios
El catalizador del éxito es su gente, no el software, por lo que una prioridad máxima debería ser contar con estrategias eficaces para apoyar a su equipo durante el cambio. Usted (o el socio adecuado con experiencia en gestión de cambios) querrá definir claramente el cambio, alinearlo con los objetivos de la empresa y determinar los impactos en los afectados. Además de proporcionar la formación adecuada, asegúrese de incluir una estructura de apoyo y, si es posible, indicadores clave de rendimiento para medir el proceso de cambio.
De manera similar, es fundamental definir claramente los beneficios para los miembros de su equipo. Comprenda que los usuarios tienen razón en su temor de que el cambio genere trabajo. Su trabajo es inspirarlos para que acepten el cambio. ¿Qué futuro brillante les espera? ¿Qué beneficios obtendrán? Primero debe validar sus inquietudes, crear una visión de futuro por la que valga la pena luchar y luego inspirar al equipo a diario para que tenga esa visión en mente mientras trabaja para lograrlo. La visión energizará a su equipo para ejecutar el trabajo adicional que necesita para que el cambio se haga realidad.
A continuación se ofrecen algunos consejos para involucrar y apoyar a su equipo:
- Pídales su opinión al principio del proceso y hágales sentir que se los escucha.
- Si no se puede incluir su solicitud, infórmeles por qué y si existe un plan futuro para ello.
- Identifique a los líderes dentro de cada grupo funcional que puedan aprender a fondo el nuevo software y apoyar a sus colegas en la puesta en marcha.
- Organice sesiones de pruebas de aceptación de usuarios (UAT) en las que el personal pueda intentar escenarios del mundo real para identificar errores y problemas con antelación.
Probar y refinar
La implementación de un sistema ERP rara vez es un proyecto que se realiza una sola vez. Es fundamental realizar pruebas periódicas y recopilar comentarios de los usuarios para asegurarse de que el sistema se mantiene alineado con sus necesidades. De hecho, las pruebas inadecuadas y la reingeniería de procesos son obstáculos comunes para el éxito del sistema ERP. Por eso es importante invertir en una solución que sea flexible para el crecimiento futuro, de modo que pueda realizar mejoras cuando sea necesario.
Mantener una comunicación clara con las partes interesadas
La comunicación es fundamental durante el proceso de implementación de un sistema ERP. Cree un marco claro y en cascada sobre quién debe comunicarse con quién a lo largo del proyecto. Establezca qué responsabilidades tiene cada parte interesada a lo largo del proyecto, de principio a fin, para mantener la rendición de cuentas y la claridad.
Estrategias clave para una implementación exitosa de ERP
La adopción de una nueva estrategia para su proyecto de ERP también puede depender de lo que salió mal en un principio. Sin embargo, a continuación se indican algunas áreas en las que puede centrarse para que su proyecto se desarrolle de la mejor manera posible:
Establezca expectativas realistas
Debe establecer expectativas realistas que se ajusten al presupuesto y los requisitos funcionales de su proyecto. Al establecer hitos alcanzables, podrá gestionar mejor la ampliación del alcance en lugar de verse sorprendido por contratiempos inesperados en el proyecto. Esto establece una base clara para implementar con éxito una nueva tecnología que satisfaga las necesidades empresariales básicas.
Comunicación continua
Prometer demasiado para apaciguar a las partes interesadas clave solo aumentará la probabilidad de decepción. Está bien comunicar claramente dónde existen limitaciones potenciales para el proyecto, ya que depende de su presupuesto y de los requisitos comerciales.
Los proyectos de ERP a menudo implican compensaciones entre funcionalidad, costo y plazos.
Explicar esto por adelantado permite que las partes interesadas comprendan qué es realista y alcanzable. Por ejemplo, es posible que deba priorizar ciertas características y postergar otras para fases futuras. Al enmarcar estas decisiones como parte de la estrategia de éxito general del proyecto, establece expectativas que son realistas y manejables.
Elija el socio ERP adecuado
Si su proveedor actual está provocando que su implementación de ERP no avance, puede que sea momento de reevaluar la asociación. Elegir el socio de ERP adecuado es crucial para el éxito de su proyecto, y quedarse con un proveedor que no satisface sus necesidades puede generar más retrasos y complicaciones.
Realizar una investigación exhaustiva al seleccionar o cambiar de socio puede tener un impacto significativo en el resultado de la implementación de su ERP. Busque un socio con experiencia comprobada en su industria, una comprensión clara de los requisitos de su negocio y un historial de entrega de proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. El socio adecuado escuchará primero, trabajará junto con usted para comprender profundamente su negocio y analizará cuidadosamente sus operaciones y software hasta la fecha. A través de este enfoque, pueden guiar su proyecto nuevamente hacia el buen camino y prepararlo para el éxito a largo plazo.
Monitorear y medir el progreso
Realice un seguimiento constante del progreso de la implementación de su ERP para asegurarse de que se mantenga en el buen camino. Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito e identificar las áreas que puedan necesitar ajustes.
Al supervisar regularmente su progreso, puede detectar rápidamente posibles problemas y tomar medidas correctivas antes de que se conviertan en contratiempos importantes. Mantenerse proactivo ayuda a mantener el impulso del proyecto y garantiza que su implementación se alinee con sus objetivos.
Reestructuración del sistema ERP para los ingredientes de Pharmore
Pharmore Ingredients, que anteriormente utilizaba SAGE MAS 500, necesitaba cambiar a una plataforma más flexible que fuera menos costosa para su negocio. Su equipo descubrió Odoo y eligió a OSI como socio para que la transición fuera lo menos complicada posible. En una industria altamente regulada que también depende de una calidad constante, OSI pudo ayudarlos a lograr estas capacidades con su nuevo entorno ERP Odoo:
- Procesos automatizados y optimizados
- Reducción del papeleo
- Documentación centralizada
- Funciones flexibles de CRM
Consulte nuestro estudio de caso completo para ver el impacto total de OSI en el proceso de migración de Pharmore desde un sistema heredado obsoleto a una solución dinámica que se alinea con sus objetivos comerciales futuros.
Dé el siguiente paso para evitar contratiempos en el ERP
Es importante abordar las señales de alerta de la implementación de ERP lo antes posible y es crucial para volver a encaminar el proyecto hacia el buen camino. Tómese un momento para reevaluar el estado actual de su implementación e identificar los factores que están obstaculizando el progreso. Una vez que haya dedicado tiempo a hacerlo, puede reestructurar su enfoque de una manera que se alinee mejor con sus objetivos.
La implementación de un sistema ERP rara vez es perfecta y requiere un seguimiento y una mejora continuos a lo largo del proceso. El socio adecuado no solo guiará el proyecto hasta su finalización, sino que también le ayudará a implementar un sistema que satisfaga sus necesidades específicas y sirva a los usuarios finales de manera eficaz. Después de todo, lo que desea es obtener un retorno de la inversión al comprometerse con un sistema que promueva el crecimiento empresarial y el éxito a largo plazo.
