O desafio em revolucionar as viagens
Em 2019, os fundadores da Casai, Nico Barawid e Maricarmen Herrerias, perceberam que a indústria hoteleira carecia de capacidade de atender simultaneamente às necessidades de dois tipos distintos de viajantes: aqueles que desejam uma experiência imersiva e de interesse local e aqueles cujas principais viagens as necessidades incluem lençóis frescos e mimos ao nível da fatia de pepino no rosto (ahh). Percebendo a maturidade da oportunidade em identificar essa lacuna de mercado, essa dupla resolveu combinarem suas comprovadas experiências em negócios e hospitalidade para criar espaços onde esses dois tipos de viajantes possam se unir em harmonia. O resto é história.
Hoje, com as operações a todo vapor, a equipe da Casai elabora cuidadosamente a estética de cada apartamento para contar as histórias do bairro ao qual pertence, sempre atendendo aos princípios essenciais para proporcionar uma estadia luxuosa e exuberante. É essa combinação de autenticidade, esplendor e conforto que gera o que define a experiência de viagem da Casai: tecnologia de ponta, design artesanal, serviços aos hóspedes com interface digital, conexão Wi-Fi confiável e robusta e uma forte ênfase na criação daquele tipo especial de conforto que só se encontra em casa.
A Casai não está apenas revolucionando a maneira como os viajantes se hospedam, mas também os níveis de imersão e conforto agora disponíveis em suas partes favoritas da América Latina.
A situação: Odoo ERP apoia o crescimento da Casai
Começando com um modesto punhado de apartamentos na Cidade do México, a Casai experimentou um crescimento excepcional com mais de 1.000 locais disponíveis no México e no Brasil, de Tulum ao Rio de Janeiro. No entanto, como seria o caso em qualquer setor, esse crescimento impressionante pode levar a problemas de escalabilidade e pressão nas operações, causando pequenas interrupções nos processos que, se não forem resolvidos, podem se tornar complicados para quem tenta administrar um negócio sem uma estrutura robusta, isto é, com um Sistema ERP.
Esse era exatamente o cenário em que nossos amigos da Casai se encontravam.
“Houve um momento em que tivemos que começar a pensar qual seria a melhor ferramenta para nos organizarmos. . . Outros softwares eram muito rígidos para o que estávamos fazendo. Queríamos algo mais flexível, que se adaptasse às nossas operações.
Foi quando começamos a considerar o Odoo.”
Maricarmen Herrerias
Chief Operations Officer, Casai
O sistema de operações da Casai antes do Odoo
A organização da Casai está estruturada em torno de várias entidades e equipes, como vendas, contabilidade e finanças, logística, experiência do cliente, compras, inventário e TI. E, até o Odoo entrar em suas vidas, as operações da Casai dependiam de sistemas isolados incapazes de se comunicar entre si, resultando em uma combinação de processos efetivamente ineficiente e demorados.
A Casai tem aproveitado as plataformas e ferramentas online para gerir as diferentes vertentes do seu negócio, especificamente:
- Guesty
- ZenDesk
- ContPaq
- BreezeWay
- Slack
Como o sucesso suado levou a Casai a um crescimento substancial, a ausência de conectividade entre as funções essenciais de negócios da Casai levou a uma falta geral de controle sobre seu escopo total de operações. Simplificando: uma deficiência total visível em todos os cantos de sua organização. Sem a integração das linhas de conexão estabelecidas entre cada uma das funções de negócio da Casai, tornava-se difícil para os responsáveis por cada processo individual garantir que as operações estivessem alinhadas com o sistema como um todo.
A equipe da Casai começou a sentir-se incapaz de acompanhar o seu crescimento, principalmente no que diz respeito às transações da contabilidade e vendas. Erros, descuidos e lapsos que impedem o crescimento na operação contínua pareciam estar no horizonte.
“Se tivéssemos continuado a crescer sem uma solução integradora, teríamos começado a cometer erros que afetaram nosso crescimento.”
Alberto Ramos
Chief Revenue and Marketing Officer, Casai
Nosso diagnóstico em uma frase?
A Casai precisava desenvolver uma imagem verdadeira de sua organização. Em outras palavras: Odoo ERP.
O desafio: a integração Odoo da Casai planeja um prazo recorde de execução
A Casai reuniu-se com nossos consultores Odoo para discutir uma integração Odoo completa. Tendo passado pelo processo de conhecer a Casai internamente o suficiente para começar a estruturar uma integração adequada às suas necessidades, nossos consultores Odoo resolveram integrar um sistema ERP de código aberto Odoo que fornece à Casai aquela imagem real de sua organização em escala.
Mas com o crescimento da Casai avançando tão rapidamente em conjunto com o mercado sempre pressionado de serviços de aluguel, Nico, Maricarmen e o resto de sua equipe resolveram solicitar um prazo difícil e não usual: enquanto os projetos do escopo da Casai geralmente leva algo em torno de 8 a 12 meses para ser implementado, a OSI concordou em integrar a contabilidade e as vendas do Odoo em apenas 7 semanas, com foco na logística ao longo de alguns meses. Em outras palavras, para tornar este projeto um sucesso completo, ele teria que ser feito em tempo record.
As equipes da Casai e da OSI concordaram com uma integração em duas fases, divididas ao longo de apenas alguns meses. Se executado corretamente, o sucesso de uma integração tão rápida não significaria apenas um novo recorde para uma integração Odoo liderada por OSI, mas também para transformar as funções de negócios digitais de um cliente em um conjunto de processos simplificado e automatizado.
A solução: Centralizar e automatizar os processos da Casai com integração com o ERP
Para cumprir esse prazo agressivo, os membros da equipe da Casai trabalharam em estreita colaboração com os consultores da OSI para realizar uma análise completa dos requisitos, durante a qual o grupo concordou que o sistema ideal da Casai exigia poucas customizações, deixando amplo espaço para focar na conectividade entre os processos. Embora a Casai tivesse anteriormente escolhido o melhor dos tipos de seus aplicativos de negócios antes do Odoo, o que sua organização realmente precisava era exatamente o que o Odoo ERP é tão bom em oferecer: integração.
Com o Odoo, sistemas como contabilidade e vendas se unem para criar uma solução, com vantagens como processos automatizados ou lógicas incluídas que podem, por exemplo, ajudar a saber se as ações de vendas têm impactos contábeis. Sob um ERP, toda a equipe de uma organização pode ser colocada na mesma página para visibilidade total.
How Casai analyzed, optimized, automated, and transitioned their processes to Odoo ERP
“Depois de duas ou três semanas [de treinamento conduzido pela OSI], vimos que, naturalmente, mais de 80% de nossos pedidos de vendas estavam sendo processados através do módulo Odoo... Os módulos Odoo não apenas nos trouxeram mais controle e visibilidade, mas na verdade estavam ajudando nossa equipe a fazer seu trabalho com mais facilidade. Foi aí que percebemos o valor desse projeto.”
Alberto Ramos
Chief Revenue and Marketing Officer, Casai
Destaque do projeto: Aproveitando a comunidade de código aberto Odoo para um sistema de gerenciamento de propriedade simplificado
Entre as necessidades essenciais da Casai, uma que se destacava das demais era a falta de um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) simplificado e eficiente para ajudar a supervisionar os detalhes técnicos de suas mais de 1000 propriedades. Isso inclui detalhes técnicos, como áreas de superfície, serviços disponíveis e contratos para cada apartamento individual.
Em casos como esse, a equipe da OSI geralmente entra em contato com a comunidade Odoo e verifica se outros especialistas em Odoo já criaram módulos que possam atender às necessidades do cliente em questão. Nossos especialistas encontraram um projeto Odoo na Espanha que criou um sistema de gestão completo para um hotel. Dado que este PMS espanhol foi projetado especificamente para o setor hoteleiro, ele se destacou como a opção mais promissora.
Os requisitos específicos da Casai exigiam módulos de gerenciamento um pouco diferentes do que o sistema espanhol oferecia, mas com alguma reconfiguração leve, a equipe da OSI conseguiu retrabalhá-lo para atender exatamente às necessidades da Casai. Como costuma acontecer, a abordagem de código aberto economiza tempo e recursos com o poder da comunidade Odoo; aproveitando nossos camaradas em tudo relacionado a ERP, as equipes de projeto Casai e OSI trabalharam juntas para criar exatamente a solução certa para agilizar o gerenciamento de propriedades e todos os detalhes minuciosos que ele envolve.
The result: Casai’s operations after Odoo
Hoje, a Casai usa o Odoo com sucesso para:
- Contabilidade
- Gestão da propriedade
- Vendas e CRM
- Integração com Guesty
- Gestão de inventário
- comprando
- RMA
- Projetos
- Recursos Humanos
A Casai usa os recursos recém-descobertos do Odoo para lançar mais crescimento
Ao longo do projeto, os membros da equipe OSI forneceram ampla transferência de conhecimento e treinamento para a equipe técnica da Casai. Com essa abordagem de “treinamento nas trincheiras juntos”, a Casai desenvolveu habilidades internas de personalização e desenvolvimento do Odoo, fornecendo a eles as ferramentas necessárias para continuar a ter sucesso com o Odoo à medida que seus negócios aumentam a velocidade.
“Estamos em uma indústria muito tradicional [hospitalidade], mas também estamos construindo algo novo. Precisávamos de soluções mais flexíveis que pudéssemos integrar para formar o melhor software para nós. É por isso que decidimos ir com Odoo.”
Maricarmen Herrerias
Chief Operations Officer, Casai
Temos o prazer de anunciar que a Casai aproveitará seus recém-instituídos recursos Odoo para buscar mais crescimento. Tendo trabalhado tão próximos ao longo deste projeto, vimos do que a Casai é capaz em termos de iniciativa e execução - a experiência da Casai é realmente especial. E com as ferramentas Odoo agora apoiando suas operações, sabemos que eles serão mais do que bem-sucedidos quando Nico, Maricarmen e a equipe levarem a experiência da Casai para sua próxima fronteira: Columbia.
