Cómo volver a poner en marcha la implementación de su ERP

Hay varias razones por las que cualquier implementación de ERP puede necesitar una estrategia de intervención y rescate. Ya sea que se exceda en el tiempo y el presupuesto, se desplace el alcance o no se brinden los resultados esperados, una implementación de TI en una situación desesperada puede afectar negativamente al negocio durante años. También puede resultar en que los campeones del proyecto pierdan sus trabajos.

Volver a poner en marcha su implementación comienza con hacer las preguntas correctas y saber dónde comenzar el proyecto de recuperación. Y con la experiencia adecuada, su proyecto puede recuperarse rápidamente para mejorar los resultados comerciales y mantenerse por delante de la competencia. También puede salvar trabajos y carreras.

El personal de servicios profesionales de Open Source Integrators (OSI) tiene un historial de trabajo con los clientes para volver a poner en marcha sus implementaciones. Con consultores comerciales y de TI certificados y de clase mundial en contabilidad, fabricación, cadena de suministro (etiquetas, código de barras, trazabilidad), gestión de servicios de campo, recursos humanos y otras áreas, OSI posee las mejores prácticas comprobadas para diseñar e implementar soluciones exitosas. Con base en esta profunda experiencia única en su tipo, hemos identificado cinco criterios críticos para sacar su proyecto de la basura y colocarlo en la papelera del éxito.

Para muchas empresas, los objetivos mal definidos al comienzo de la implementación de ERP pueden llevar al fracaso del proyecto. Muchas empresas ven el software ERP como la solución mágica para todos sus problemas comerciales y de operaciones. Pero el software debe conectarse con resultados comerciales enfocados y priorizados. ¿Por qué? Porque las implementaciones de ERP no resolverán todo. Los líderes empresariales deben priorizar y establecer una visión compartida, asegurándose de que todos entiendan lo que obtendrán y no obtendrán del proyecto.

OSI recomienda hacer estas preguntas:

1. ¿Cuáles son las circunstancias que impulsan este cambio y por qué ahora?
2. ¿Dónde quieres estar en tres meses? ¿Seis meses? ¿Un año?
3. ¿Cuáles son los riesgos asociados con este proyecto?
4. ¿Cuál es el riesgo de no hacer nada?

Comprender las razones que impulsan el cambio, tener una visión sólida del tiempo y evaluar los riesgos de moverse frente a no hacer nada, será la base de sus objetivos y la guía para su hoja de ruta. Y documentar una hoja de ruta detallada para guiarlo en cada paso del camino lo ayudará a mantenerse enfocado y mostrar las decisiones a mitad del proyecto, incluidas las conversaciones con los líderes de departamento y los usuarios.

A medida que interactúe con sus equipos internos para determinar los 3 a 5 principales objetivos medibles para la implementación, prepárese para una “tensión saludable”. Los miembros del equipo dentro de su organización naturalmente tendrán diferentes perspectivas de lo que debería ser una prioridad principal. Alentar y aceptar diferentes opiniones para garantizar que todos los problemas y riesgos se presenten. Esto permite que los miembros del equipo se sientan escuchados y comprometidos. Este ejercicio de escuchar genuinamente a todas las partes interesadas, y luego hacer un plan final impulsado por la consideración, contribuirá en gran medida a lograr la aceptación de las partes interesadas para la visión más amplia del proyecto.

Una solución ERP puede crear eficiencias increíbles en lo que hace una empresa internamente en términos de sus procesos. Aún así, tiene que estar basado en un proceso efectivo desde el principio. No desea crear eficiencia al perder dinero. Configurar un proceso defectuoso en un sistema ERP no mejorará el proceso; solo hará que ese proceso defectuoso vaya rápido.

Aunque un proyecto de implementación de ERP por sí solo no corregirá los procesos deficientes, es una oportunidad perfecta para analizar y rediseñar sus flujos de trabajo existentes como parte del cambio. Afortunadamente, hay varios métodos de mejora de procesos disponibles para ayudar.

La experiencia demuestra que estas herramientas de evaluación son algunas de las más efectivas para este ejercicio:

• Mapeo de valor
• Análisis de la ruta crítica
• Análisis de colas
• Seis Sigma (SIPOC)

Al dar el primer paso para revisar los objetivos de su proyecto, puede organizar un "piloto de sala de conferencias" donde reúne a las personas de la organización para observar los procesos actuales, compararlos con los resultados deseados y realizar un análisis de brechas. Si pasan unos días juntos estableciendo una línea de base de dónde está el negocio, cómo funcionan los procesos existentes y qué falta, pueden desarrollar nuevos requisitos y crear los procedimientos adecuados para alcanzar los objetivos comerciales correctos en el administrador más eficiente posible.

También querrá revisar qué informes y pantallas usa ahora y qué querrá en función de sus nuevos objetivos y procesos. Pregunte qué puntos de datos clave debe verificar todos los días. ¿Qué informes se pueden predefinir? ¿Y qué puede ser ad-hoc o estar disponible cuando sea necesario? Estas preguntas ayudan a determinar la arquitectura de su sistema. Y adopte un enfoque cauteloso con los datos heredados porque son costosos, difíciles y en gran medida insatisfactorios una vez que se transfieren a su nuevo sistema. Querrá tomar la dirección utilizando la menor cantidad de datos heredados que se puedan migrar.

Su gente, no el software, es el catalizador del éxito del software, por lo que una prioridad principal debe ser estrategias efectivas para apoyar a su equipo durante el cambio. Usted (o el socio adecuado con experiencia en gestión de cambios) querrá definir claramente el cambio y alinearlo con los objetivos comerciales y determinar los impactos y los afectados. Luego querrá desarrollar una estrategia de compromiso que sea integral y evolutiva. Además de brindar una capacitación adecuada, asegúrese de incluir una estructura de soporte y, si es posible, KPI para medir el proceso de cambio.

Del mismo modo, es fundamental definir claramente el beneficio para los miembros de su equipo. Comprenda que los usuarios tienen razón en su temor de que el cambio genere trabajo. Tu trabajo es poner una zanahoria delante de ellos para inspirar el cambio. ¿Qué estado futuro brillante tienen que esperar? ¿Qué hay para ellos? Primero debe validar sus preocupaciones, construir una visión futura por la que valga la pena luchar y luego inspirar al equipo diariamente para que tenga esa visión en mente mientras trabajan para llegar allí. La visión energizará a su equipo para ejecutar el trabajo adicional que necesita para que el cambio suceda.

Algunos consejos para involucrar y apoyar a su equipo:

• Solicite su opinión al principio del proceso y haga que se sientan escuchados.
• Si no se puede incluir su solicitud, infórmeles por qué y si hay un plan futuro para ello.
• Relacione el esfuerzo de cambio con la visión impulsora y recuérdale al equipo esta visión con regularidad.
• Identificar campeones dentro de cada grupo funcional que puedan aprender el nuevo software en profundidad y apoyar a sus colegas en la puesta en marcha
• Organice sesiones de pruebas de aceptación de usuarios (UAT) en las que el personal pueda intentar escenarios del mundo real para identificar errores y problemas con anticipación.

Deberá configurar el entorno adecuado que incluya desarrollo, pruebas, QA, capacitación y producción. Con un enfoque estructurado, puede evaluar y afirmar procesos comerciales nuevos y existentes en un entorno de bajo riesgo. Al probar y promocionar el código aprobado paso a paso hasta la producción, tendrá varias capas de revisión para garantizar que la funcionalidad funcione como se espera.

Debe crear un equipo de expertos en la materia para diseñar pruebas funcionales del plan nuevo y mejorado. De manera similar a determinar qué informes se pueden automatizar, pregúntese qué pruebas se pueden automatizar para ahorrar tiempo y dinero a todos en la organización. Y luego, determine los criterios para la promoción de la funcionalidad. ¿Cómo evalúas el éxito? ¿Qué criterios indican que las capacidades de su ERP cumplen con los objetivos previstos? Codifique eso por adelantado antes de la prueba para darle el punto de referencia adecuado.

La siguiente lista incluye algunas técnicas de entrenamiento opcionales.

• Capacitación dirigida por un instructor, con lecciones y ejercicios documentados
• Documentación del flujo de trabajo del usuario, con pasos basados ​​en el sistema (es decir, guía para hacer clic en los botones)
• Un sistema de prueba que incluye escenarios del "mundo real" y excepciones al sistema
• Vídeos breves centrados en funciones que se envían al personal antes de publicarse
• Después de la puesta en marcha, soporte en persona para reforzar los flujos de trabajo de capacitación.

Incluso con su personal interno de expertos con experiencia en las principales instalaciones de TI, intentar implementar un software empresarial como ERP puede ser una tarea enorme. Y tratar de corregir el rumbo puede ser aún más difícil. Aquí es donde las empresas de servicios profesionales de negocios y TI pueden ayudar.

Querrá encontrar un socio que pueda asesorarlo antes de comenzar cualquier trabajo. Deben demostrar que entienden su situación actual (volviendo a encarrilar su implementación) y proporcionar referencias valiosas de las organizaciones de los clientes.

El socio adecuado escuchará primero, trabajará junto a usted para comprender profundamente su negocio y analizará cuidadosamente sus operaciones y software hasta la fecha. Con un enfoque centrado en el cliente, combinado con una profunda experiencia en procesos comerciales, pueden rediseñar sistemas, planes de proyectos, metas, roles y objetivos para superar los desafíos que experimentó anteriormente.

Pueden hacerlo identificando las causas fundamentales de los problemas de su proyecto, trabajando con usted para revisar la documentación del proyecto, hacer recomendaciones y diseñar y ejecutar nuevas estrategias que cambien la trayectoria de su implementación.

Si la implementación de su ERP se ha estancado y necesita ayuda, no busque más. Durante más de una década, OSI ha ayudado a cientos de organizaciones a implementar ERP de código abierto para unir sus sistemas dispares para mejorar los procesos comerciales centrales, desde contabilidad hasta fabricación, servicios, recursos humanos y más. Esta experiencia le permite a OSI realizar servicios de recuperación de proyectos que identifican áreas de alto riesgo y trazan un nuevo camino a seguir.

La metodología comprobada de OSI ayuda a definir y remediar problemas y riesgos. A través de un plan de recuperación de proyecto formal y actualizaciones de su plan y estrategia de implementación, pueden ayudar a abordar las personas, el proceso y la tecnología de su implementación para volver a encarrilarse y avanzar hacia el futuro con una ventaja competitiva.

¿Necesita ayuda para volver a encarrilar su solución ERP? Póngase en contacto con nosotros hoy.